Wie archiviere / lösche ich einen Kunden?

Dieser Artikel beschreibt, wie man einen Kunden archiviert, so dass er nicht mehr in der Kundenliste erscheint, aber nicht vollständig gelöscht wird

 

Neuer Kundenbildschirm

Wir sind gerade dabei, den Kundenbildschirm in Phorest zu aktualisieren. Wenn du bereits auf den neuen Kundenbildschirm aktualisiert wurdest, klicke hier, um zu der aktualisierten Anleitung zu gelangen.

 

Archivieren bedeutet, einen Kunden von der Kundenliste zu entfernen, was jederzeit rückgängig gemacht werden kann. Die Kunden werden nicht aus dem System entfernt, sie werden nur versteckt, daher hat die Archivierung keinen Einfluss auf die Zahlen in den Berichten: Archivierte Kunden sind weiterhin enthalten.

Gehe zu Manager > Kunden > den Kunde aus der Liste auswählen > Archivieren

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Dadurch wird der Kunde von der aktiven Liste (oben) in die archivierte Liste verschoben.

Archivierte Kunden anschauen oder de-archivieren, d.h. aus dem Archiv zurückholen

Wenn du Kunden in der Kundenliste "vermisst", kannst du prüfen, ob sie archiviert wurden, und sie ggf. zurückholen.

Klicke unter Kunden die Schaltfläche Archivierte Elemente anzeigen direkt unter dem Feld Vorname an.

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Um einen Kunden wiederherzustellen, klicke auf den Kunden > Klicke auf De-Archivieren.

Wer hat wann diesen Kunden archiviert?

Im Protokoll werden die Veränderungen an den Kunden angezeigt.

Wenn ein Kunde archiviert wird, wird das Datum und die Uhrzeit zusammen mit dem Namen des Mitarbeiters, der ihn archiviert hat, im Protokoll festgehalten.

Um das Protokoll zu sehen, doppelklicke auf einen Kunden, um seine Kundenkarte zu öffnen > Klicke auf Historie in der unteren Leiste.

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In der Historie des Kunden findest du u.a. jede Aktion, mit der Kunden archiviert oder dearchiviert wurden. 

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Wie funktioniert es auf dem neuen Kunden-Bildschirm? 

Gehe zu Manager > Kunden, um deine Kundenliste zu öffnen. Suche den Kunden heraus und klicke darauf, um das Profil zu öffnen. Klicke auf Aktionen > Archivieren.

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Kunden anzeigen und Archivierung aufheben

Um eine Liste der archivierten Kunden anzuzeigen, öffne deine Kundenliste und aktiviere die Option Nur archivierte anzeigen.

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Um einen archivierten Kunden wiederherzustellen, suche ihn und klicke ihn an, um sein Profil zu öffnen. Klicke auf Aktionen > Dearchivieren.

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Wer hat wann diesen Kunden archiviert?

Im Protokoll werden die Veränderungen an den Kunden angezeigt.

Wenn ein Kunde archiviert wird, wird das Datum und die Uhrzeit zusammen mit dem Namen des Mitarbeiters, der ihn archiviert hat, im Protokoll festgehalten.

Um das Protokoll zu sehen, öffne die Kundenkarte. Klicke auf Aktionen > Protokoll.

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In der Historie des Kunden findest du jede Aktion, die mit dem Kunden gemacht wurde, darunter auch, ob jemand archiviert oder dearchiviert wurde.

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Vollständige Löschung von Kundendaten

Wenn du die persönlichen Daten eines bestimmten Kunden vollständig löschen musst, z.B. aufgrund einer DSGVO-Anforderung, schau diesen Artikel an.

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