Wie verwendet man die Warteliste im Kalender?

Dieser Artikel beschreibt, wie die Warteliste auf dem Termin-Bildschirm in deinem Phorest Desktop funktioniert. Er zeigt die alte sowie die neue, wesentlich überarbeitete Version der Warteliste. 

 

Die neue Wartelisten-Funktion ist in der neuen Ansicht des Terminkalenders verfügbar. Um diese Ansicht zu verwenden, klicke in deinem Terminkalender auf die Schaltfläche Neue Ansicht verwenden rechts unten.

 

 

Neue Wartelisten-Funktion

Mit dieser Funktion kannst du Einträge erstellen und dabei Teammitglieder und Verfügbarkeiten der Kundschaft sowie Notizen erfassen. Diese Einträge kannst du zum einen manuell aus der Warteliste in den Kalender schieben. Zum anderen informiert dich Phorest, wenn ein Zeitfenster frei geworden ist, zu dem es einen passenden Wartelisten-Eintrag gibt, und schlägt vor, den Termin einzutragen.

Kund:innen auf die Warteliste setzen

Zum Öffnen der Wartelisten-Funktion klickst du auf diese Schaltfläche im Kalender.

Bereits vorhandene Einträge werden angezeigt. Klicke auf Neu +, um einen neuen Eintrag zu erzeugen. 

Falls der Eintrag für eine neue Kundin oder einen neuen Kunden ist, klicke auf Neuer Kunde +, um die neue Kundenkartei zu erzeugen.

Im folgenden Beispiel wollen wir aber einen Eintrag für Markus, einen Bestandskunden, erstellen. Suche nach dem Kunden und wähle ihn aus.

Wähle die Dienstleistung aus, die du für ihn buchen möchtest.

Dann wähle ein Teammitglied aus oder wähle die Option Überspringen, um die Dienstleistung mit einem beliebigen verfügbaren Teammitglied zu buchen.

Wenn du eine weitere Dienstleistung hinzufügen möchtest, klicke auf + Weitere Dienstleistung hinzufügen.

Als nächstes trägst du die Verfügbarkeit des Kunden ein.

Dazu aktivierst du entweder den Schalter bei So schnell wie möglich

Oder du läßt So schnell wie möglich ausgeschaltet und trägst statt dessen unter Bestimmte Tage die Tage ein, an denen Markus Zeit hat. 

Zusätzlich kannst du festlegen, ob er vormittags oder nachmittags Zeit hat.  

Dann füge alle Notizen hinzu, die für die Buchung des Kunden wichtig sind. Diese Notizen werden in die Terminnotizen übernommen, falls die Buchung auf der Warteliste in einen Termin umgewandelt wird. Klicke auf Speichern, um die Notizen zu speichern, und dann auf Fertig, um den ganzen Eintrag zu speichern.

 

Mit der Warteliste arbeiten 

Die Warteliste filtern

Die Einträge auf der Warteliste können nach Teammitglied, Datum und/oder Tageszeit gefiltert werden. Diese Filteroptionen findest du oben auf der Warteliste. Klicke dazu auf das Auswahlfeld für Mitarbeitende und/oder auf die Schaltfläche Filter.

Dadurch wird die Warteliste so gefiltert, dass nur die Kund:innen angezeigt werden, die den ausgewählten Kriterien entsprechen, und zwar in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden, die neuesten zuerst.

 

Erläuterungen zur Warteliste

Bei jedem Eintrag auf der Warteliste werden die wichtigsten Details für diesen Kunden angezeigt. 

Hier stehen untereinander:

  • Kundenname
  • Wann wurde der Eintrag erstellt?
  • Verfügbarkeit des Kunden
  • Dienstleistung
  • Teammitglied, falls jemand ausgewählt wurde. Andernfalls ist dies leer.

Du hast drei Möglichkeiten:

  1. Bearbeiten: Wenn du auf das Bearbeitungssymbol klickst, kannst du den Eintrag auf der Warteliste verändern.
  2. 3-Punkte-Menü: Wenn du darauf klickst, kannst du im nächsten Schritt den Eintrag entfernen. Bitte beachte, dass es nach dem Entfernen keine Möglichkeit gibt, den Eintrag auf der Warteliste wiederherzustellen. 
  3. Zum Zeitplan / Kalender hinzufügen: Damit hast du die Möglichkeit, manuell einen Eintrag von der Warteliste in den Kalender zu übernehmen.

Einen Wartelisten-Eintrag als Termin in den Kalender übernehmen

Die Einträge können manuell oder automatisch in einen Termin verwandelt.

Um dies manuell zu tun, klickst du auf Zum Zeitplan / Kalender hinzufügen. Dann wirst du zum Termin-Bildschirm weitergeleitet. Dort kannst du eine freie Zeit anklicken. Damit wird der Eintrag in einen Termin verwandelt.

Sobald ein Eintrag von der Warteliste in die Spalte eines Teammitglieds verschoben wurde, erhält der Kunde eine Bestätigungs-Email/SMS, sofern du deine Bestätigungs-Nachrichten aktiviert hast.

Außerdem gibt es eine automatische Funktion hierfür:

Wenn du oder ein:e Kund:in einen Termin verschiebt oder entfernt, prüft Phorest automatisch deine aktiven Wartelisteneinträge, um zu sehen, ob einer von ihnen in das jetzt frei gewordene Zeitfenster gebucht werden könnte.

Wenn ein passender Eintrag gefunden wird, siehst du einen Platzhalter, der den Kundennamen und die Dienstleistung(en) anzeigt, die gebucht werden könnten.

Der Platzhalter bleibt sieben Minuten lang auf dem Termin-Bildschirm stehen, damit du den Kunden kontaktieren und herausfinden kannst, ob der Termin für ihn passt. Sobald du weißt, ob der Kunde den Termin wahrnehmen kann oder nicht, klickst du auf den Platzhalter und siehst dann ein Auswahlfenster mit zwei Optionen:

  1. Buchen: Der Eintrag von der Warteliste wird in einen aktiven Termin umgewandelt. Wenn du eine Bestätigungs-SMS oder -Email eingerichtet hast, wird diese wie gewohnt an den Kunden gesendet.
  2. Nicht Buchen: Der Platzhalter wird aus dem Kalender entfernt und der Eintrag verbleibt in der Warteliste.  

 

Bitte beachte, dass derzeit der Platzhalter nur für einen Wartelisten-Eintrag erzeugt wird, auch wenn mehrere Buchungen möglich wären. Wenn du prüfen willst, ob noch weitere Buchungen möglich sind, öffne die Warteliste und wende die entsprechenden Filter an.

 

Momentan werden Einträge nicht automatisch von der Warteliste gelöscht, wenn die ausgewählten Daten vorüber sind. Du musst Buchungen auf der Warteliste, die nicht mehr benötigt werden, manuell entfernen.

 

Alte Wartelisten-Funktion

Klicke auf das Uhrensymbol in deinem Terminbildschirm, um die Spalte Warten in deinem Kalender zu öffnen.
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Wenn ein Kunde einen Termin buchen möchte, aber kein Zeitfenster verfügbar ist, kannst du einen Termin in der Spalte Wartend buchen, dessen Startzeit mit einem anderen Termin übereinstimmt.

Auf der rechten Seite erscheint eine Spalte mit der Überschrift Wartend. Hier können Termine eingetragen werden, die auf einen freien Platz warten.

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Wenn ein Kunde einen Termin buchen möchte, aber kein Zeitfenster verfügbar ist, kannst du einen Termin in der Spalte "Warten" buchen, dessen Startzeit mit einem anderen Termin übereinstimmt.
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Wenn ein Termin mit einer passenden Startzeit storniert oder gelöscht wird und dieser Zeitschlitz frei wird, erscheint eine Pop-up-Meldung, in der du gefragt wirst, ob du den Termin von der Warteliste in diesen neu verfügbaren Zeitschlitz verschieben möchtest

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Der Termin wird nun in die Spalte des Mitarbeiters verschoben.

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Sobald der Termin von der Warteliste in die Spalte eines Mitarbeiters verschoben wurde, erhält der Kunde eine Bestätigungs-E-Mail/SMS, sofern du deine Bestätigungs-SMS/E-Mail aktiviert hast.

Wenn der Termin in der Spalte Wartend verbleibt, wird er in der Dienstleistungs Historie des Kunden aufgezeichnet (Doppelklick auf den Termin > Kundenkartei), jedoch mit dem Hinweis versehen, dass es sich um einen Termin auf der Warteliste handelt. Sobald der Termin jedoch in die Spalte eines Mitarbeiters verschoben wird, wird er als regulärer Termin angezeigt.

Sie können so viele Termine in der Spalte Wartend haben, wie Sie möchten

Die Warteliste ist derzeit bei Phorest Go nicht verfügbar

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