Was bewirken die einzelnen Online-Buchungs-Einstellungen?

In diesem Artikel erfährst du, welche Online-Buchungs-Einstellungen es gibt und was die einzelnen Optionen in Phorest bewirken.

Um deine Online-Buchungs-Einstellungen zu öffnen, gehe zu Manager → Einstellungen → Online.

Einrichtung der Online-Buchung

Auf dem ersten Bildschirm kannst du deine Online-Buchung aktivieren oder deaktivieren, ein Hinweis-Banner zu deiner Buchungsseite hinzufügen und die Farben passend zu deinem Unternehmen anpassen.

Mit der Einstellung Kernfarbe deiner Marke änderst du die Farbe der Schaltflächen auf deiner Phorest Online-Buchungsseite. Die Einstellung Jetzt buchen-Webseite-Button ändert die Farbe der Jetzt Buchen-Schaltfläche, die nach der Einbindung des Online-Buchung-Widget in der Ecke deiner Website eingebettet wird.

Wenn du wissen möchtest, wie du die Online-Buchung mit deiner Website verknüpfst, schau dir diese Anleitung an.

Buchungsregeln

Im Bereich Buchungsregeln steuerst du, wie deine Online-Buchung funktioniert.

Hier siehst du, was die einzelnen Einstellungen bewirken:

Buchungszeiten

Diese Einstellung legt fest, in welchen Zeitabständen deine verfügbaren Termine angezeigt werden – ausgehend vom frühestmöglichen verfügbaren Slot.

Beispiel: Wenn die Einstellung auf 30 Minuten steht und eine Spalte ab 09:00 Uhr frei ist, werden als verfügbare Zeiten 09:00 Uhr, 09:30 Uhr, 10:00 Uhr usw. angezeigt.

Lücken verhindern

Lücken verhindern ist eine Funktion, die Lücken in deinem Terminkalender reduziert. Dafür werden die verfügbaren Buchungszeiten, die Kund:innen in der Online-Buchung und im Terminplaner sehen, gezielt eingeschränkt.

Hier findest du eine ausführliche Anleitung dazu, wie „Lücken verhindern“ funktioniert.

Bevorzugte minimale Lückengröße

Diese Einstellung verhindert Online-Buchungen, wenn dadurch eine Lücke von „x“ Minuten oder weniger entsteht vor der ersten Dienstleistung im Termin.

Sie greift nicht, wenn keine Lücke entsteht oder wenn die Lücke gleich lang oder länger ist als die in dieser Einstellung angegebene Zeit.

Ziel ist es, Lücken zwischen Terminen zu reduzieren, die sich in der Praxis oft nicht sinnvoll füllen lassen – typischerweise basierend auf der kürzesten Dauer einer Dienstleistung (ohne Leistungen, die in der Regel nicht allein gebucht werden, wie Zusatzleistungen usw.).

Beispiel

Minimale Lückengröße ist auf 30 Minuten gesetzt und Buchungszeiten sind alle 15 Minuten verfügbar.

 Im Beispiel unten buchen wir einen 15-Minuten-Termin. Ein Termin um:

• 10:45 Uhr ist erlaubt, weil keine Lücke vor dem Termin entsteht.
• 12:00 Uhr ist erlaubt, weil keine Lücke vor dem Termin entsteht.
• 12:15 Uhr ist nicht erlaubt, weil dadurch eine 15-Minuten-Lücke vor dem Termin entstehen würde – das ist kürzer als die Zeit in der Einstellung (30 Minuten in diesem Beispiel).
• 13:30 Uhr (oder jede spätere Uhrzeit) ist erlaubt, weil zwar eine Lücke entsteht, diese aber nicht kürzer ist als die Zeit in der Einstellung (30 Minuten in diesem Beispiel).

Hinweis: Wenn du die größtmögliche Verfügbarkeit in deiner Online-Buchung anzeigen möchtest, kannst du die Einstellung auf 0 Minuten setzen. Beachte dabei, dass eine Einstellung von 0 Minuten zu unerwünschten Lücken in deinem Kalender führen kann.

Späteste Absage möglich bis

Kund:innen können innerhalb dieses Zeitraums (vor Terminbeginn) ihren Termin online nicht verschieben oder stornieren. Mehr Details zum Stornierungszeitraum findest du in dieser Anleitung: Wie kann ich die Stornierungsfrist für eine Online-Buchung ändern?

Allergie-Test-Vorlaufzeit (nur Großbritannien)

Dienstleistungen, für die ein Allergie-Test erforderlich ist, können innerhalb dieses Zeitraums nicht online gebucht werden. Mehr Infos zu Allergie-Tests findest du hier: Wie man einer Dienstleistung eine Allergietest Abfrage hinzufügt.

Kurzfristige Buchungen

Deine Online-Buchung zeigt verfügbare Termine mit dieser Mindestvorlaufzeit an – auch, wenn in deinem Phorest Terminkalender noch frühere Zeiten (innerhalb der angegeben Frist) frei wären.

Zukünftige Verfügbarkeit einschränken

Mit dieser Einstellung legst du fest, wie weit im Voraus Kund:innen online buchen können. Hier findest du ausführlichere Infos dazu, wie diese Einstellung funktioniert.

Regel für mehrere Dienstleistungen

Diese Einstellung entscheidet, ob Online-Buchungen mit mehreren Dienstleistungen innerhalb eines Termins auf mehrere Teammitglieder aufgeteilt werden können oder nicht.

• Aufteilen OK – Mehrere Dienstleistungen können von mehreren Teammitgliedern durchgeführt werden.
• Nicht aufteilen – Mehrere Dienstleistungen werden von nur einem Teammitglied durchgeführt.
• Optimiert teilen – In der Regel führt ein Teammitglied mehrere Dienstleistungen aus. Wenn es jedoch keine passenden freien Slots mehr gibt, werden Zeitfenster angeboten, in denen mehrere Teammitglieder die Dienstleistungen übernehmen können.

Mehrpersonen-Pakete & Sonderangebote

Falls du die 'Regel für mehrere Dienstleistungen' auf Nicht aufteilen setzt, verhindert das nicht, dass Mehrpersonen-Pakate und Sonderangebote gebucht werden können. Diese Pakete bleiben buchbar, aber jede Person in der Buchung bleibt bei einem Teammitglied und wird nicht auf mehrere Teammitglieder aufgeteilt.

Hier findest du mehr Infos dazu, wie du ein Mehrpersonen-Paket erstellst.

Übergaben bei Farbdienstleistungen

Wenn diese Einstellung aktiv ist, dann wird bei der Buchung dafür gesorgt, dass das Teammitglied, dass die Farbdienstleistung ausgeführt hat, bis zum Ende der Einwirkzeit noch vor Ort ist. Dies ist praktisch für reibungslose Übergaben und Rückfragen.

Rabatt für Online-Buchung

Hier legst du fest, ob Kund:innen einen Rabatt erhalten sollen, wenn sie online buchen. Das kann hilfreich sein, wenn du gerade erst mit der Online-Buchung startest und sie deinen Kund:innen stärker bekannt machen möchtest.

• Nie – Es werden keine Rabatte auf Online-Buchungen angewendet.
• Erste Buchung – Der Rabatt gilt nur für den ersten Termin jeder Kund:in.
• Jede Buchung – Der Rabatt wird auf jede eingehende Online-Buchung angewendet.

Rabattbetrag

Wenn ein Rabatt für Online-Buchungen aktiviert ist, legst du hier den Rabattbetrag fest. Du kannst auf die graue Box klicken, um zwischen einem prozentualen Rabatt und einem Rabattbetrag in Euro zu wählen.

Doppelte Treatcard-Punkte

Wenn du diese Einstellung aktivierst, erhalten Kund:innen doppelt so viele Treatcard-Punkte, wenn sie online buchen. Mehr Infos zur Einrichtung deines Treatcard-Systems findest du hier: Wie richte ich Treatcard-Prämien ein?.

Zeige Kommentarfeld

Damit wird auf dem letzten Bestätigungsbildschirm der Buchung ein Kommentarfeld angezeigt, in das Kund:innen eine Notiz zum Termin eintragen können. Damit die Notiz zuverlässig im Phorest-System angezeigt wird, ist die Schaltfläche Notiz speichern zu betätigen.

Die Notiz ist anschließend in den Termindetails in Phorest sichtbar.

Außerdem erhältst du eine E-Mail-Benachrichtigung, dass eine Kund:in eine Notiz hinterlassen hat:

Sende E-Mail bei abgebrochenen Online-Buchungen

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird automatisch eine E-Mail an Kund:innen gesendet, die Dienstleistungen in ihren Online-Buchungskorb gelegt haben, aber den Buchungsvorgang nicht abgeschlossen haben. So sieht die E-Mail aus: