In diesem Artikel erfährst du, wie du deine automatische Terminbestätigung per WhatsApp, Email und/oder SMS aktivieren und anpassen kannst.
In diesem Artikel
Anpassen der Vorlage
Gehe zu Manager > Benachrichtigungen > Terminbestätigung.
Verwende die Registerkarten SMS-Editor und Email-Editor, um auf die beiden Vorlagen zuzugreifen und sie dann nach deinen Wünschen zu bearbeiten.
Es ist nicht möglich, die WhatsApp-Bestätigungsvorlage zu bearbeiten, da Meta Richtlinien für genehmigte Nachrichtenvorlagen vorgibt.
Wenn du in der Email-Vorlage das Textfeld hineinklickst, erscheint eine Symbolleiste mit Befehlen zum bearbeiten, formatieren und einfügen von besonderen Feldern.
Verwende das Menü Personalisieren, um deine Vorlage mit sogenannten Makros zu personalisieren.
Das Logo der Filiale wird aus deiner Willkommens-E-Mail übernommen. Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie das funktioniert.
Es ist nicht möglich, andere Bilder als das Logo deiner Filiale hinzuzufügen.
Die folgenden Makros funktionieren nicht in der Betreffzeile: <<Adresse des Salons>>, <<Termindetails>>.
Liste der Dienstleistungen in die Nachricht aufnehmen
Mit dem Termindetails kannst du die Liste der Dienstleistungen in die Buchung aufnehmen, zusammen mit der Uhrzeit, zu der jede Dienstleistung gebucht ist.
Termine mit mehreren Teammitgliedern
Wenn du das Makro <<Mitarbeitervorname>> in deiner Vorlage verwendest und es sind mehrere Teammitglieder an einem Termin beteiligt, wird folgender Name angezeigt:
1. Das bevorzugte Teammitglied des/der Kund:in, wenn es Teil der Buchung ist.
2. Das Teammitglied für den Haarschnitt, falls ein Haarschnitt enthalten ist.
3. Falls beides nicht zutrifft, dann das Teammitglied, das die Dienstleistung mit der längsten Dauer in der Buchung hat.
Vorschau und Einschalten der Terminbestätigungs-Email/SMS
Klicke auf die Schaltfläche Vorschau, um zu sehen, wie deine Terminerinnerung sowohl auf einem Computer als auch auf einem mobilen Gerät aussehen wird.
Wenn du Namensfelder verwendest, werden in der Vorschau Platzhalter verwendet: "Ursula Hoffmann" für den Kundenname und "Jane" für das Teammitglied. Die später versendeten Nachrichten enthalten die echten Namen von Kundschaft und Mitarbeitenden.
Wenn du mit deiner Terminbestätigung zufrieden bist, klicke auf Änderungen speichern und dann auf den Reiter Einstellungen.
Dort kannst du die Nachricht aktivieren und auswählen, ob sie per Email und / oder SMS gesendet wird. Dann klickst zum Abschluss auf Änderungen speichern.
Phorest Fallback-SMS: Verschickt Phorest eine Nachricht per WhatsApp und kann diese nicht zugestellt werden (zum Beispiel, weil Kund:innen kein WhatsApp installiert haben oder ein Zustellungsfehler auftritt), springt automatisch die Phorest Fallback-SMS ein. Die Benachrichtigung wird dann erneut als SMS an die hinterlegte Mobilnummer der Kundschaft gesendet.
Wann werden die Nachrichten gesendet?
Die Email und/oder SMS wird etwa 10 Minuten nach der Buchung des Termins an deine Kundschaft gesendet. Die 10-minütige Verzögerung ermöglicht dir, den Termin direkt nach der Buchung noch schnell zu bearbeiten, falls Änderungen erforderlich sind.
Die Nachricht wird nur einmal gesendet und wird nicht erneut gesendet, wenn der Termin verschoben wird oder wenn der Termin abgesagt und für denselben Tag neu gebucht wird.
SMS-Zeichenlimit
Oben in der Vorlage des SMS-Editors siehst du einen SMS-Zähler. Ein Wert von 1 SMS-Nachricht bedeutet, dass für jede gesendete Bestätigung 1 SMS berechnet wird. Bei einem Wert von 2 SMS-Nachrichten werden entsprechend 2 SMS pro gesendeter Bestätigung berechnet, und so weiter.
Die SMS-Technologie hat ein Limit von 160 Zeichen pro Nachricht. Dein SMS-Zähler erhöht sich um 1, sobald die Nachricht weitere 160 Zeichen überschreitet. Jede gesendete SMS wird zu deinem Standard-SMS-Tarif berechnet.
Zeichenlimits sind Schätzwerte und können je nach verwendeten Platzhaltern variieren.
Hinweis zum Inhalt der Termin-Bestätigung: Es ist wichtig, dass deine Termin-Bestätigungs-Email oder -SMS keine Marketing- oder Werbeinhalte enthält. Weitere Informationen zu Transaktions- und Marketingnachrichten und dem Unterschied zwischen ihnen findest du hier.