Wie kann ich auszufüllende Formulare automatisch vorab an Kund:innen versenden lassen?

In diesem Artikel erfährst du, wie du einstellen kannst, dass deine digitalen Kundenformulare ein paar Tage vor dem Termin automatisch per E-Mail und/oder SMS an deine Kund:innen geschickt werden.

Du kannst deinen Kund:innen vor ihren Terminen automatisch bis zu 2 Nachrichten (SMS und E-Mail) schicken. Diese enthalten Links zum Ausfüllen der Formulare.

 

Hinweis: Diese Programmfunktion ist verfügbar, wenn die Erstellung eigener Kundenformulare in deinem Programmpaket enthalten ist. Wenn Formulare nicht zu deinem Programmpaket gehören und du Interesse daran hast, wende dich an deine:n Business-Berater:in.  

 

Automatisches Senden aktivieren

Um den automatischen Versand von Formularen zu aktivieren, gehe zu Marketing > Terminerinnerungen > Formulare.

Wähle E-Mail-Benachrichtigung aus und setze den Schiebeschalter bei Formulare per Email verschicken? auf Ja. Dann wählst du bei Wann soll die Nachricht an die Kunden gesendet werden? aus, wie viele Tage im Voraus die Nachricht gesendet werden soll. Dies kann 1 bis 5 Tage vorher geschehen.

 

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Dann wählst du SMS-Benachrichtigung und setzt den Schiebeschalter bei Formulare per SMS verschicken? auf Ja. Auch hierfür wählst du aus, wie viel Tage vorher die Nachricht an die Kund:innen gesendet werden soll.

 

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Denke daran, auf Speichern zu klicken.

 

Hinweis: SMS-Benachrichtigungen werden zu deinem Standard-SMS-Tarif berechnet.

 

Vorschau-Ansicht

Du kannst für E-Mail und SMS jeweils die Vorschau-Schaltflächen verwenden, um zu sehen, wie die Nachricht aussehen wird.

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Hinweis: Die Texte der Nachrichten können derzeit nicht vom Geschäft individuell bearbeitet werden.

 

Empfohlene Sendezeiten

Wir empfehlen, eine E-Mail-Benachrichtigung 5 Tage vor dem Termin und eine SMS-Benachrichtigung 3 Tage vor dem Termin einzustellen.

Wenn jemand das Formular ausfüllt, bevor die zweite Benachrichtigung fällig würde, wird die zweite Nachricht nicht gesendet.

Wenn du sowohl SMS- als auch E-Mail-Benachrichtigungen aktivierst, empfiehlt es sich, sie an unterschiedlichen Tagen zu senden.

 

Wann genau wird die Nachricht gesendet?

Die Nachricht wird "x" Tage vor dem Termin zu einer zufälligen Uhrzeit zwischen 8 und 22 Uhr verschickt.

Wir raten davon ab, das Formular einen Tag vor dem Termin zu verschicken, da die Nachricht möglicherweise erst um 22 Uhr ankommen könnte, was für deinen Kunden zu spät sein könnte, um sie auszufüllen.

 

Manuelles Versenden

Wenn du möchtest, kannst du ein Formular vor dem geplanten Sendetermin manuell an Kund:innen versenden. Dies ist hier beschrieben: Wie kann ich digitale Formulare vorab an Kund:innen versenden?

 

Verschobene Termine

Was geschieht, wenn jemand die Nachricht mit dem Formular bereits per SMS oder E-Mail erhalten hat und dann seinen Termin verschiebt?

  • Wenn derjenige das Formular bereits ausgefüllt hat, wird keine weitere Nachricht gesendet.
  • Wenn er das Formular noch nicht ausgefüllt hat und sein neuer Termin gemäß der von dir festgelegten Zeitspanne von X Tagen vor dem Versand "fällig" würde,  wird eine weitere Nachricht gesendet.

Bei Bedarf kannst du das Formular auch manuell senden

 

Wie kann ich überprüfen, ob die Nachricht gesendet wurde?

In der Kundenkartei werden alle gesendeten E-Mails und SMS aufgelistet.

Öffne die Kundenkartei und wähle die Registerkarte Nachrichten-Historie

 

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