In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Beratungsformulare so einstellst, dass sie automatisch per E-Mail oder SMS an deine Kund:innen gesendet werden: einige Tage vor ihrem Termin oder direkt bei der Buchung.
In diesem Artikel
Du kannst automatisch bis zu zwei Nachrichten (eine E-Mail und/oder eine SMS) an deine Kund:innen senden, bevor sie ihren Termin haben. Beide enthalten einen Link, über den das Beratungsformular bequem ausgefüllt werden kann.
Automatischen Versand aktivieren
Gehe zu Manager → Beratungen und Formulare → Automatischer Formularversand.
Aktiviere die E-Mail- und/oder SMS-Benachrichtigung. Du kannst nun wählen, ob das Formular x Tage vor dem Termin oder direkt bei der Buchung gesendet werden soll. Für den sofortigen Versand aktiviere die neue Option „Bei Buchung versenden“.
Denke daran, auf Speichern zu klicken.
Wenn du beide Varianten aktivierst (E-Mail und SMS) und unterschiedliche Versandzeitpunkte einstellst, gilt: Sobald das Formular nach der ersten Benachrichtigung ausgefüllt wurde, wird die zweite Nachricht nicht mehr verschickt.
💡 Hinweis: SMS-Benachrichtigungen werden zu deinem üblichen SMS-Tarif berechnet.
Empfohlene Versandzeiten
Wenn du den Versand vor dem Termin nutzt, empfehlen wir, die E-Mail-Benachrichtigung 5 Tage vor dem Termin und die SMS-Benachrichtigung 3 Tage vorher zu versenden.
Alternativ kannst du das Formular direkt bei der Buchung versenden lassen. Dies ist ideal, wenn du möchtest, dass Kund:innen das Formular direkt nach Buchung des Termins erhalten.
Hat die Kundin oder der Kunde das Formular nach der ersten Benachrichtigung bereits ausgefüllt, wird keine zweite Erinnerung gesendet.
Es empfiehlt sich, E-Mail und SMS nicht am selben Tag zu verschicken. Versende die E-Mail zuerst, und nutze die SMS nur als Erinnerung, falls das Formular noch nicht ausgefüllt wurde.
Wann wird die Nachricht verschickt?
Wenn du die Option „x Tage vor dem Termin“ nutzt, wird die Nachricht zu einem zufälligen Zeitpunkt zwischen 7:00 Uhr und 18:59 Uhr verschickt. Bei Auswahl von „Bei Buchung versenden“ wird die Nachricht unmittelbar nach dem Anlegen des Termins gesendet.
Das Formular kann bis einschließlich des Termintages ausgefüllt werden. Der Link läuft am Tag nach dem Termin ab.
Wenn der Termin kurzfristig ist
Liegt ein Termin außerhalb der eingestellten „Tage-vorher“-Frist, wird das Formular nicht automatisch gesendet – es sei denn, du hast die Option „Bei Buchung versenden“ aktiviert. In diesem Fall wird das Formular sofort versendet, auch bei kurzfristigen Terminen.
Du kannst das Formular außerdem jederzeit manuell verschicken.
Verschobene Termine
Wenn eine Kundin oder ein Kunde den Termin verschiebt, wird das Formular automatisch erneut gesendet, sofern das neue Datum noch in deinem definierten Versandzeitraum liegt. Wenn die Option „Bei Buchung versenden“ aktiv war, wird beim Verschieben keine neue Nachricht gesendet – das Formular wurde ja bereits verschickt.
Hat die Person das Formular bereits ausgefüllt, wird ebenfalls keine weitere Nachricht gesendet.
Wie prüfe ich, ob die Nachricht gesendet wurde?
Öffne in Phorest den Bereich Kunden → suche und wähle die gewünschte Person → gehe auf Nachrichten-Historie → filtere nach dem Nachrichtentyp Beratungsformular.