In diesem Artikel erfährst du, wie du Berichte so einrichten kannst, dass sie täglich, wöchentlich oder monatlich automatisch an dich und/oder dein Team gesendet werden.
In diesem Artikel
Planung der automatischen Zusendung unter „Berichte“
Du kannst Berichte und Dashboards so einrichten, dass sie wiederholt per E-Mail an dich und/oder dein Team gesendet werden. Dazu klickst du auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählst anschließend „Zustellung planen“ aus.
Gib deinem Bericht zuerst einen Namen. Dieser Name wird als Betreff der E-Mail sowie als Name der angehängten Datei verwendet.
Unter den „Wiederholung“ legst du fest, wie häufig die E-Mail gesendet werden soll. Gib anschließend die E-Mail-Adressen der Empfänger:innen ein und drücke nach jeder E-Mail-Adresse die Eingabetaste auf deiner Tastatur.
Zuletzt wählst du das gewünschte Dateiformat für den Bericht aus.
Überprüfe anschließend auf der Registerkarte „Filter“, ob die Filter deinen Wünschen entsprechen.
Möchtest du zum Beispiel am 1. eines jeden Monats eine E-Mail mit den Unternehmensdaten des Vormonats erhalten, dann plane die Wiederholung auf monatlich am 1. und stelle den Datumsfilter auf „Vorheriger Monat“ ein.
Im nächsten Schritt kannst du unter „Erweiterte Optionen“ eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen. Diese Nachricht wird in der E-Mail angezeigt. Wenn du die E-Mail an dein Team sendest, kannst du hier zusätzliche Informationen zu den angehängten Berichten hinzufügen.
Klicke abschließend auf „Jetzt testen“, um eine Vorschau der E-Mail an dich selbst zu senden. Der Absender der E-Mail wird als noreply@lookermail.com angezeigt.
Beispiel-E-Mail:
Anzeigen, Bearbeiten und Löschen einer geplanten Zustellung
Um eine bestehende geplante Zustellung zu bearbeiten, duplizieren oder löschen, klicke auf das 3-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dashboards oder Berichts. Wähle anschließend „Zustellung planen“ aus. Wenn es für diesen Bericht oder dieses Dashboard bereits eine geplante Zustellung gibt, wird diese in der Liste angezeigt.
Wenn du dort auf das 3-Punkte-Symbol klickst, kannst du die gewünschte Zustellung auswählen, um sie zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.
Planung der automatischen Zusendung unter „Standard-Berichte“
Gehe zu Manager » Berichte » Zu den Standardberichte und wähle den Bericht aus, den du versenden möchtest.
Bevor du den Bericht planst, kannst du Filter anwenden. Wenn du beispielsweise einen Finanz- oder Provisionsbericht eines bestimmten Teammitgliedes senden möchtest, gib den Namen der Person im Filter „Mitarbeiter“ ein. So werden im Bericht nur die Informationen für diese Person angezeigt.
Wenn du alle Filter eingestellt hast, klicke auf die Schaltfläche „Per E-Mail“.
Gib die E-Mail-Adresse ein, an die du sie senden möchtest, und wähle die Frequenz aus, mit der du sie erhalten möchtest – täglich, wöchentlich oder monatlich.
Wenn du Wöchentlich wählst, gib zudem an, an welchem Tag du den Bericht erhalten möchtest. Der Bericht wird für die vergangene Woche bis einschließlich dieses Tages erstellt.
Wenn du jedem Teammitglied einen eigenen Bericht senden möchtest, wiederholst du diesen Vorgang für jedes Teammitglied einzeln.
Hinweis: Filter, die vor der Planung auf einen Bericht angewendet werden, gelten auch für den geplanten Bericht. Wenn du beispielsweise einen Personalbericht filterst, werden im versendeten Bericht nur die Informationen angezeigt, die für das entsprechende Teammitglied relevant sind.
Falls du jemals einen geplanten Bericht stoppen/löschen möchtest, erfährst du in dieser Anleitung, wie das geht.