Wie funktioniert das Phorest Reporting?

Das neue Phorest Reporting bietet schnelle und verlässliche Einblicke in dein Geschäft, mit konsistenten Daten über alle Berichte im Dashboard.

Du siehst aussagekräftige Grafiken und Tabellen sowie Vergleiche zwischen verschiedenen Zeiträumen. Du kannst Warnmeldungen erstellen, die dir unmittelbar verwertbare Erkenntnisse liefern. So kannst du die Daten proaktiv nutzen, um dein Unternehmen zu steuern.

Alle neuen Einblicke sind auf Phorest Desktop und PhorestGo verfügbar.

Es gibt eine Vielzahl von Berichten und Dashboards zur Auswahl.

 

Was ist ein Dashboard?

Dashboard heißt Armaturenbrett oder Instrumententafel. Ähnlich wie im Cockpit eines Flugzeugs sind auf dem Armaturenbrett verschiedene Zahlen und Messwerte zusammengestellt, die dich alle bei der Führung deines Unternehmens unterstützen.

Berichte enthalten die Zahlen zu jeweils nur einer Art von Daten.

Wenn man mehrere Berichte nebeneinander darstellt, so dass unterschiedliche Arten von Daten nebeneinander sichtbar werden, erhält man ein Dashboard.

 

Das Phorest Reporting öffnen

Auf Phorest Desktop wählst du Manager > Berichte. Der Reiter Einblicke ist geöffnet.

Auf PhorestGo öffnest du das Menü und wählst Einblicke.

 

Navigationsleiste

In der linken Navigationsleiste findest du die Auswahl zwischen den verfügbaren Dashboards und Berichten.

 

 

 

Vollbildansicht

Du kannst in jedem Dashboard oder Bericht mit Hilfe der Schaltfläche Vollbild zur Vollbildansicht wechseln.

 

In der Vollbildansicht kommst du mit der Schaltfläche Vollbild schließen zurück zur Normalansicht.

 

Filter verwenden

Klicke in das Datumsfeld, um einen Zeitraum auszuwählen. Häufig verwendete Datumsbereiche werden direkt zur Auswahl angeboten. Wenn du auf Mehr klickst, wird die Liste der Vorschläge erweitert. Unter Benutzerdefiniert kannst du beliebige Zeiträume auswählen.

Dann klicke auf das Symbol für Neu laden, damit die Zahlen für den gewählten Zeitraum angezeigt werden.

 

 

Wenn du mehrere Filialen in Phorest hast, kannst du auch in das Feld Standort klicken und einen, mehrere oder alle Standorte auswählen. Um alle Standorte einer Kette auszuwählen, wähle entweder alle einzeln aus, oder du entfernst das Häkchen beim aktuellen Standort. Dann klicke wieder auf das Symbol für Neu laden.

 

Vergleiche mit anderen Zeiträumen

Einige Berichte zeigen die Veränderung im Vergleich zu einem früheren Zeitraum.
Diese Vergleiche basieren auf dem Datumsfilter, den du eingestellt hast. Es wird jeweils der jetzt ausgewählte Datumsbereich mit dem entsprechenden Datumsbereich unmittelbar davor verglichen.

 

 

Wenn du zum Beispiel den Datumsfilter auf diesen Monat setzt, werden die Vergleiche mit dem letzten Monat durchgeführt.

Wenn du den Datumsfilter auf die letzten 90 Tage setzt, werden die Vergleiche mit den 90 Tagen unmittelbar vor den letzten 90 Tagen durchgeführt.

Wenn du den Datumsfilter auf einen bestimmten benutzerdefinierten Datumsbereich einstellst, werden die Vergleiche mit der gleichen Anzahl von Tagen unmittelbar davor durchgeführt. Zum Beispiel würde ein benutzerdefinierter Datumsbereich vom 10. bis 13. September (4 Tage) mit dem 6. bis 9. September verglichen werden.

Informationen zu den einzelnen Berichten (Tooltips)

Wenn du Erläuterungen zu einem Bericht sehen möchtest, bewege den Mauszeiger auf die Info-Schaltfläche. Der Maustipp zeigt dir mehr Informationen dazu, was genau in diesem Bericht dargestellt ist.

 

 

Eine detaillierte Ansicht der Daten (Drill-Down)

Du kannst auf die meisten Datenpunkte klicken, um eine detailliertere Aufschlüsselung der Daten zu erhalten.

Je nach Art der Daten gibt es eine oder mehrere Möglichkeiten, tiefer in Details zu gehen.
Wenn du mit der rechten Maustaste klickst, werden dir die Möglichkeiten zur Auswahl angeboten.
Wenn du mit der linken Maustaste klickst, werden dir entweder ebenfalls die Möglichkeiten zur Auswahl angeboten, oder wenn es nur eine Möglichkeit gibt, wird diese sofort geöffnet.

 

 

Detaillierte Tabellenansicht

Für einige Daten wird eine umfangreiche Tabellenansicht angeboten, in der einzelne Transaktionen aufgeschlüsselt werden.
Klicke auf die Zeile unter Entdecken, um die Tabellenansicht zu öffnen.

 

 

Dashboards

Wähle ein Dashboard aus, um eine Zusammenstellung von Berichten zu einem Thema zu erhalten.

 

Archivierte Mitarbeitende

Die Finanzzahlen für Mitarbeitende, die archiviert wurden, werden weiterhin in jedem Bericht berechnet. Archivierte Mitarbeitende erscheinen jedoch nicht in den Mitarbeiter-Berichten. Im Bericht Verkaufstransaktionen werden sie mit dem Symbol angezeigt.

Wenn du Mitarbeitende aus dem Archiv zurückholst, werden sie in diesen Berichten wieder angezeigt.

 

Herunterladen von Berichten

Du kannst die Daten eines einzelnen Berichts oder ein komplettes Dashboard exportieren, d.h. herunterladen. Für den Export werden jeweils der Datumsbereich und die Standorte verwendet, die du zu dieser Zeit eingestellt hast.

 

Einzelnen Bericht herunterladen

Um einen einzelnen Bericht herunterzuladen, zeige mit der Maus auf den Bericht und öffne das Menü mit den 3 Punkten. Dort klickst du auf Daten herunterladen.

 

 

Wähle dann das Format aus, in dem du den Bericht exportieren möchtest, und klicke auf Herunterladen.

 

Ein komplettes Dashboard herunterladen

Um ein Dashboard mit sämtlichen Berichten zu exportieren, öffne das Menü mit den 3 Punkten und klicke auf Herunterladen. 

 

 

 

Dann wählst du wieder das gewünschte Format aus. Du hast die Wahl zwischen den Formaten pdf und csv.

Beim pdf-Format würden die Häkchen bei den beiden Optionen nur dann benötigt, wenn auch umfangreiche Transaktionsinformationen vorhanden sind, die nicht leicht in die Tabelle passen.

• Wenn du pdf-Format gewählt hast, werden die Daten in einer einzigen pdf-Datei dargestellt.
• Wenn du csv-Format gewählt hast, werden die Daten in einer .zip-Datei exportiert, die alle Berichte einzeln enthält.

 

Automatische Zusendung per Email einrichten

Du kannst festlegen, dass Dashboards und Berichte regelmäßig per Mail an dich oder andere Empfänger geschickt wird.

Dazu klickst du in dem gewünschten Dashboard oder Berichte auf das Menü mit den 3 Punkten und wählst dann Lieferung planen.

 

 

Ein kleines Fenster wird geöffnet.

Als erstes gibst du deinem Bericht einen Namen. Dieser Name ist dann der Betreff der Email und der Name der Datei.

Zunächst siehst du die Registerkarte Einstellungen. Hier trägst du ein:

• Wiederholungsoptionen: in welchem Turnus willst du diese Email erhalten
• Zeit: zu welcher Uhrzeit willst du diese Email erhalten
• E-Mail-Adressen: Du kannst mehrere Adressen eintragen. Klicke hinter die erste Adresse und fange an, eine weitere Adresse zu tippen
• Format: Wähle das gewünschte Format aus

 

 

Überprüfe als nächstes auf der Registerkarte Filter, ob deine Filter so eingestellt sind, wie du sie haben möchtest.

Ein Beispiel: Wenn du am Monatsersten jeweils eine Mail mit den Informationen des Vormonats erhalten möchtest, musst du die Wiederholung auf Monatlich am 1. festlegen und den Datumsfilter auf Vorheriger Monat setzen.

 

 

Schließlich kannst du auf der Registerkarte Erweiterte Optionen eine benutzerdefinierte Nachricht festlegen. Diese Nachricht wird in den Text der gesendeten Mail aufgenommen. Hier kannst du z.B. auch Informationen über den Inhalt des Anhangs hinzufügen. 

 

 

 

Verwende die Schaltfläche Jetzt testen, um dir eine Vorschau der Mail schicken zu lassen und alles zu überprüfen.

Dann klicke auf Speichern.

Deine geplante Mail wird angezeigt. Wenn du auf das kleine Menü mit den drei Punkten klickst, wird ein Untermenü geöffnet, mit dem du sie bearbeiten, duplizieren oder löschen kannst.

 

Wenn du weitere Mails hinzufügen willst, klicke auf Neu, und zum Verlassen des Menüs auf Fertig.

 

Ein Beispiel, wie die Email aussieht:

 

 

 

Alarm einrichten: Benachrichtigung per Mail beim Erreichen bestimmter Zahlen

Für jeden Bericht kannst du eine oder mehrere sog. Alarme einrichten. Dann erhältst du eine Benachrichtigung per Mail , wenn ein bestimmter Zahlenwert über- oder unterschritten wird.

Um dies einzurichten, bewege den Mauszeiger über einen Bericht. Dann wird ein Glockensymbol sichtbar. Klicke darauf.

 

 

Ein kleines Menü wird geöffnet.

 

Gib deiner Benachrichtigung einen Namen, den du gut wiedererkennst, auch wenn du mehrere Benachrichtigungen erstellst.

Dann legst die Bedingung fest, die erfüllt sein muss, um die Benachrichtigung auszulösen.

Du kannst eine oder mehrere Email-Adressen eintragen, an die sie gesendet werden soll. Klicke hinter die erste Adresse und fange an, eine weitere Adresse zu tippen.

Schließlich wählst du die Häufigkeit aus, mit der diese Bedingung überprüft werden soll, und die Uhrzeit und klickst auf Alarm speichern.

So kannst du zu jeder einzelnen Statistik eine oder mehrere Benachrichtigungen hinterlegen und verwalten

Beispiele: Im Bericht Gesamtumsatz legst du zwei Alarme an, die täglich um 20 Uhr überprüft werden sollen. Dazu stellst du bei Frequenz "täglich" ein und bei Umsatz z.B. kleiner als 300 sowie größer als 1000. Dann erhältst du abends um 20 Uhr eine Mail als Benachrichtigung, falls der Umsatz unter 300 oder über 1000 Euro lag. Dies kannst du mit wöchentlich und monatlich zu überprüfenden Warnungen kombinieren.

 

Vorhandene Benachrichtigung anzeigen und bearbeiten oder löschen

Wenn du mit dem Mauszeiger auf einen Bericht zeigst, bei dem eine oder mehrere Benachrichtigungen eingerichtet sind, wird die Anzahl neben der Glocke angezeigt.

 

 

Um Benachrichtigungen zu bearbeiten, klicke auf die Glocke. Die vorhandenen Benachrichtigungen werden angezeigt.

 

 

Genau wie bei den Emails hast du ein kleines Menü mit drei Punkten, mit dem du die Benachrichtigungen bearbeiten, duplizieren oder löschen kannst.

 

Zahlen aktualisieren

Wenn du das Phorest Reporting öffnest, werden dir die Echtzeit-Daten dieses Moments angezeigt.

Wenn du längere Zeit darin gearbeitet hast und manuell eine Aktualisierung auslösen möchtest, z.B. damit ein eben gerade getätigter Umsatz enthalten ist, klicke entweder auf das Symbol für neu laden, oder gehe in das Drei-Punkte-Menü und wähle Zwischenspeicher leeren und aktualisieren.

 

 

Zugriffsrechte

Für das Phorest Reporting gelten die gleichen Zugriffsrechte wie für die übrigen Berichte. Wer die Zugriffsrechte im Bereich Manager > Berichte hat, kann das Phorest Reporting aufrufen.