Dieser Hilfeartikel gibt dir weitere Details rund um die Belegprüfung und Finanzamtmeldungen, die in Österreich gesetzlich vorgeschrieben sind.

 

Belegprüfung 

Seit dem 1. April 2017 müssen Registrierkassen eine Sicherheitseinrichtung haben. Diese dient dem Schutz vor Manipulationen der in der Registrierkasse gespeicherten Daten. Zusätzlich zur Verkettung und Unterzeichnung der einzelnen Transaktionen dienen die Start-, Monats- und Jahresbelege als zusätzliche Sicherheit, um die vollständige Aufzeichnung der Transaktionen in der Registrierkasse zu gewährleisten. Aus diesem Grund werden auch die Jahresbelege signiert und in die Belegliste eingewoben. Außerdem müssen Jahresbelege auf die gleiche Weise geprüft werden wie Startbelege. 

 

Wann muss der Jahresbeleg erstellt werden?
Unternehmer müssen den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres oder am letzten Tag des Umsatzes, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, erstellen und nach dem Druck aufbewahren.

 

Wie kann ich die Belegprüfung mit Phorest durchführen?

 

Hier würden wir dir empfehlen, dich an deinen Buchhalter zu wenden und die Belegprüfung mit ihm zdurchzuführen.

 

Mit den folgenden Schritten kannst du den Jahresbeleg ausstellen: Manager -> Belege -> Sonderbeleg -> Jahresbeleg. 

 

Sobald du den Jahresbeleg ausgedruckt hast, scanne den QR-Code mit der mobilen App des Finanzministeriums, die du hier findest.

 

Der soeben gescannte QR-Code wird nun automatisch durch Eingabe deines Authentifizierungscodes geprüft und das Ergebnis an dein FinanzOnline-Konto gesendet. Wenn das Mobiltelefon bereits zur Überprüfung des Startbelegs verwendet wurde, ist der Code bereits gespeichert und muss nicht erneut eingegeben werden.

Andernfalls kann er jederzeit in FinanzOnline unter der Funktion "Verwaltung von Authentifizierungscodes für die Prüf-App für Kassenbelege" abgerufen werden. Auf dieser Seite wird mit der Funktion "Code anfordern" ein zwölfstelliger Code generiert und in der Liste angezeigt. Zuvor angeforderte Codes befinden sich ebenfalls auf dieser Liste und können für die Prüfung des Jahresendbelegs verwendet werden.

 

Kann die Übermittlung des Jahresbelegs auch manuell erfolgen?

Unternehmen, die aufgrund fehlender technischer Möglichkeiten (kein Internetzugang, kein Smartphone) nicht in der Lage sind, diese Meldungen zu machen und keinen Parteivertreter (Steuerberater) bevollmächtigt haben, können den ausgedruckten Jahresbeleg mit dem amtlichen Vordruck RK1 beim BMF einreichen.

 

Bis wann muss die Prüfung durchgeführt werden?

Die Überprüfung bzw. Übermittlung an das BMF muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt werden. Das gilt auch, wenn diese Pflichtprüfung von deiner steuerlichen Vertretung durchgeführt wird.

 

Sollten mehr Belegprüfungen im Laufe des Jahres durchgeführt werden?

Während die Belegprüfung des Jahresbelegs die wichtigste ist, kann es sein, dass für eine Prüfung über das Portal des Finanzamtes mehr Belege eingereicht werden müssen. Bitte wende dich an deinen Buchhalter, um mehr darüber zu erfahren.

Finanzamtsmeldungen

 

Wenn deine Kasse während des Betriebs länger als 48 Stunden ausfällt, musst du eine Ausfallmeldung vornehmen und dann mit Stift, Papier und Kohlepapier weiterarbeiten.

 

Fiskaltrust, der Anbieter deiner Fiskalisierung, benachrichtigt dich per E-Mail, wenn du einen Ausfall hast. Bitte nimm diese Mitteilungen zur Kenntnis, denn es liegt ausschließlich in der Verantwortung des Kassenbetreibers, den Ausfall beim Finanzamt zu melden. Für die Meldung der Ausfälle empfehlen wir dir wiederum, dich von deinem Buchhalter beraten zu lassen oder sogar die Meldung des Ausfalls mit ihm vorzunehmen.

 

Was sind die Schritte im Falle eines Ausfalls deiner Registrierkasse?

 

Schritt 1

Kläre, ob die Registrierkasse repariert werden kann.
Wenn es möglich ist, die Registrierkasse zu reparieren, solltest du sofort prüfen, ob durch den Ausfall die aufgezeichneten Daten beschädigt wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, kannst du die reparierte Registrierkasse nach der Fehlerbehebung wieder benutzen.

 

Die Reparatur kann mit einem Reparierbeleg in der Regel direkt über Phorest durchgeführt werden. Gehe dazu auf Manager -> Belege -> Sonderbelege -> Reparierbeleg. Wenn der Reparierbeleg das Problem nicht behebt und dir mitteilt, dass das Aufzeichnungssystem ausgefallen ist, empfehlen wir dir, unser Support-Team zu kontaktieren.

Schritt 2

In dem seltenen Fall, dass die Registrierkasse unreparierbar ist, kannst du dir das alte Datenerfassungsprotokoll über dein Fiskaltrust-Konto sichern und die Kasse außer Betrieb nehmen. Hier findest du Details, wie du deine Daten exportieren kannst (der verlinkte Hilfe-Artikel wurde mit dem deutschen Fiskaltrust-Portal erstellt, aber der Vorgang ist derselbe). 

Schritt 3

Wenn der Ausfall der Registrierkasse länger als 48 Stunden gedauert hat, musst du Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine eventuelle Außerbetriebnahme innerhalb einer Woche über FinanzOnline melden. Sobald die alte Registrierkasse repariert ist oder die neue Registrierkasse zur Verfügung steht, musst du alle Geschäftsvorfälle im Zeitraum des Ausfalls neu erfassen. Die Nacherfassung in Phorest kann mit der Erstellung eines neuen Reparierbelegs durchgeführt werden. Die Schritte wurden oben beschrieben. Das Ende des Ausfalls muss ebenfalls im FinanzOnline-Portal gemeldet werden.

 

Hier findest du das Handbuch des Finanzamtes mit Informationen darüber, wie du die Meldung über deren Portal vornehmen kannst. Wie wir oben geschrieben haben, ist es immer besser, wenn du dir von deinem Steuerberater helfen lässt, um Fehler zu vermeiden.

 

Das Handbuch beschreibt alle Prozesse und gibt dir weitere Informationen rund um die Fiskalisierung und deine Pflichten.

 

Übersicht über die Optionen der Buchbaren Pakete

 

1. Option

Mit dem Basis Paket (CloudCashbox mit OnlineSignatur & PosArchiv) zu *148€ pro Jahr pro Standort müssen oben genannte Schritte vom Saloninhaber / Beauftragten (Steuerberater) durchgeführt werden. 

 

2. Option 

Mit dem Sorglos-Paket von Fiskaltrust entfallen die oben genannten Schritte, denn diese sind in dem Paket Inkludiert. Wenn du von dem Sorglos Paket profitieren möchtest, findest du hier eine PDF mit den enthaltenen Leistungen. Die Kosten belaufen sich bei dem Sorglos Paket auf *360€ pro Jahr pro Standort.

 

*Preise sind in Netto angegeben 

**Die Kosten sind direkt von Fiskaltrust