Tässä artikkelissa näytämme, miten lähetät lomakkeen etukäteen Phorest Go:n avulla.
Vaiheittainen ohje
Ennen kun voit lähettää lomakkeita asiakkaille, sinulla tulisi olla jotain lomakkeita luotuna järjestelmään. Täältä löydät ohjeen lomakkeiden luomiseen.
Jos haluat lähettää lomakkeen etukäteen, avaa Phorest Go älypuhelimellasi/tabletillasi ja siirry kohtaan Konsultaatiot.
Käytä päivämäärän valitsinta siirtyäksesi ajanvarauksen päivämäärään.
Työskenteletkö tietokoneella?
Voit lähettää konsultaatiolomakkeita asiakkaille myös tietokoneen kautta siirtymällä kohtaan Hallinta > Lomakkeet > Hallinnoi konsultaatioita.
Lomakkeen lähetys kaikille asiakkaille
Voit lähettää Konsultaatiolomakkeet kerralla kaikille asiakkaille, joilla on ajanvaraus kyseisenä päivänä, painamalla Lähetä lomakkeet -painiketta.
Painettuasi Lähetä lomakkeet näet, kuinka monta asiakasta tavoitat sähköpostitse ja tekstiviestillä. Valitse lähetysmuoto ja paina lähetä.
Huomio: Tekstiviestit veloitetaan normaalin tekstiviestihintasi mukaan.
Lomakkeen lähettäminen yksittäisille asiakkaille
Jos haluat lähettää lomakkeen vain yhdelle asiakkaalle tai yksittäisille asiakkaille, etsi asiakas ja paina sitten Lähetä asiakkaalle -painiketta.
Kun olet painanut Lähetä asiakkaalle -painiketta, sinulta kysytään, haluatko lähettää sähköpostilla vai tekstiviestillä. Valitse vaihtoehto ja paina Lähetä.
Huomio: Tekstiviestit veloitetaan normaalin tekstiviestihintasi mukaan.
Lomakkeen lähettämisajankohdan näkeminen & lomakkeen uudelleenlähettäminen
Kun lomake on lähetetty asiakkaalle, lähetyspäivä näkyy hänen nimensä alla.
Jos lomake täytyy lähettää uudelleen, voit painaa Lähetä uudelleen. Sinua pyydetään valitsemaan, haluatko lähettää lomakkeen tekstiviestillä vai sähköpostilla.
Miltä viesti näyttää?
Katso alla olevat kuvakaappaukset sähköpostiviestistä (vasemmalla) ja tekstiviestistä (oikealla).
Kun asiakkaat napauttavat linkkiä viestissä, heidät ohjataan sivulle, jossa he voivat täyttää lomakkeensa. Jos heillä on useita lomakkeita täytettävänä, he näkevät kunkin lomakkeen erikseen täytettäväksi.
Asiakas voi täyttää lomakkeen ajanvarauksen päivään asti, mukaan lukien ajanvarauksen päivä. Linkki vanhenee seuraavana päivänä asiakkaan ajanvarauksesta.
Asiakkaan henkilökohtaiset tiedot täytetään automaattisesti lomakkeeseen, mikäli tiedot löytyvät heidän asiakaskortiltaan. Kuitenkin, konsultaatiolomakkeen kysymykset eivät täyty automaattisesti, ja asiakkaan tarvitsee vastata niihin joka kerta, kun he saavat lomakkeen, riippumatta siitä, ovatko he saaneet lomakkeen aikaisemmin.
Huomio: Jos poistat ajanvarauksen ennen kuin konsultaatiolomake on täytetty, kyseinen lomake poistuu. Asiakkaalle täytyy tehdä uusi ajanvaraus lomakkeen täyttämistä varten. Jos asiakas klikkaa linkkiä varaukseen, joka on myöhemmin poistettu, he näkevät sivun, jossa kerrotaan, ettei heillä ole täytettäviä lomakkeita.
Lomakkeen tarkastus ja viimeistely
Kun asiakas on lähettänyt lomakkeen, se ilmestyy Konsultaatiolomakkeet-osioon kohtaan Lähetetty tarkistettavaksi. Napauta lomaketta tarkistaaksesi sen.
Kun olet tarkistanut lomakkeen ja varmistanut asiakkaan allekirjoituksen lomakkeen alareunassa, paina Valmis.
Jos asiakkaasi päivittää henkilökohtaisia tietojaan (nimi, yhteystiedot, osoite jne.) lomaketta täyttäessään, ne näkyvät hänen asiakasprofiilissaan sen jälkeen, kun tarkistus on valmis.
Tämän jälkeen lomake siirtyy Äskettäin täytetyt -osioon, jossa voit tarvittaessa päivittää sen uudelleen ja lisätä muistiinpanoja.
Lomakkeen täyttäneen henkilöstön jäsenen tarkistaminen
Kun lomake on täytetty, kirjataan se toimihenkilö, joka on syöttänyt PIN-koodinsa lomakkeen avaamiseksi. Voit tarkistaa tämän sekä Phorest Go:ssa että Phorestin pöytäkoneversiossa menemällä kohtaan Asiakkaat > Etsi ja valitse asiakkaasi avataksesi hänen asiakaskorttinsa > Lomakkeet (Konsultaatiolomakkeet tietokoneella).
Asiakkaan lomakkeen tulostaminen/vienti
Lisätietoja asiakkaan konsultaatiolomakkeen tulostamisesta/viemisestä saat tästä oppaasta.