In diesem Artikel erfährst du, wie du Geofencing für das Ein- und Ausstempeln in PhorestGo aktivierst, einen Radius festlegst und entscheidest, ob dein Team auch außerhalb des Geofences ausstempeln kann.
In diesem Artikel
Was ist Geofencing?
Geofencing ergänzt die Zeiterfassung in PhorestGo um standortbasierte Kontrollen. Ist die Funktion aktiviert, können deine Teammitglieder nur dann über PhorestGo ein- und ausstempeln, wenn sich ihr Smartphone innerhalb einer bestimmten Entfernung zu deinem Unternehmensstandort (deinem „Geofence") befindet.
So bleibt das bequeme Einstempeln über PhorestGo erhalten, und du kannst dir sicher sein, dass dein Team auch wirklich vor Ort ein- und ausstempelt.
Geofencing für das Ein-/Ausstempeln aktivieren
Um Geofencing zu aktivieren, öffne Phorest am Computer und gehe zu Manager → Einstellungen → PhorestGo. Aktiviere dort die Einstellung Kommen/Gehen, standortabhängig.
Lege als Nächstes deinen Radius unter Maximale Entfernung in Meter fest. Er bestimmt, wie weit sich dein Team beim Ein- oder Ausstempeln maximal vom Standort entfernen darf.
Entscheide danach, ob du Außerhalb augestempelt zulässt oder Selbstständiges Personal ausschließen möchtest.
Steht Außerhalb augestempelt auf Nein, kann dein Team nur innerhalb des Radius unter Maximale Entfernung ausstempeln.
Steht Selbstständiges Personal ausschließen auf Ja, können alle Teammitglieder, die in ihrem Profil als selbstständig markiert sind, von überall aus auf PhorestGo ein- und ausstempeln, ohne dass deine Geofencing-Einstellungen dabei eine Rolle spielen.
ℹ️ Die Funktion zum Ausschließen selbstständiger Teammitglieder ist in deinem Phorest möglicherweise deaktiviert. Selbst wenn sie aktiviert ist, raten wir aufgrund der Fiskalisierungsvorschriften in Österreich und Deutschland von ihrer Nutzung ab. In der Schweiz kann diese Funktion weiterhin genutzt werden.
Wenn du mit deinen Einstellungen zufrieden bist, klicke auf Speichern. Geofencing ist dann sofort aktiv, sobald dein Team das nächste Mal auf PhorestGo ein- oder ausstempelt.
Deinen Geofencing-Standort aktualisieren
Falls dir auffällt, dass der Standort nicht ganz stimmt, kannst du ihn über die Karte unter Standort in deinen Geofencing-Einstellungen anpassen. Der von dir festgelegte Radius unter Maximale Entfernung wird auf der Karte angezeigt, sodass du dir ein klareres Bild davon machen kannst, in welchem Bereich dein Team ein- und ausstempeln darf.
Klicke nach der Anpassung des Standorts auf der Karte auf Speichern, damit die Änderung wirksam wird.
So funktioniert es für dein Team
Nachdem du Geofencing zum ersten Mal aktiviert hast, werden deine Teammitglieder beim nächsten Einstempeln auf PhorestGo gebeten, die Standortberechtigungen für PhorestGo zu aktivieren.
Nur so funktioniert Geofencing zuverlässig.
Dieser Hinweis erscheint auch, wenn ein Teammitglied die Standortberechtigungen für PhorestGo deaktiviert und anschließend versucht, bei aktivem Geofencing erneut ein- oder auszustempeln.
Befindet sich ein Teammitglied beim nächsten Ein- oder Ausstempeln auf PhorestGo außerhalb deines Geofencing-Radius, erscheint eine entsprechende Meldung auf dem Bildschirm.
Befindet sich das Teammitglied innerhalb des Geofencing-Radius, funktioniert das Ein- und Ausstempeln wie gewohnt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn sich jemand aus dem Team außerhalb des Geofence-Bereichs befindet?
Befindet sich jemand außerhalb des festgelegten Bereichs, ist die Schaltfläche Einstempeln gesperrt. Es erscheint eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, sich in den Geofence-Bereich zu begeben. Zudem zeigt eine Karte die aktuelle Position im Verhältnis zur Grenze an.
Wie funktioniert das Ausstempeln auf Phorest Go?
Innerhalb des Geofence-Bereichs funktioniert das Ausstempeln wie gewohnt: Einfach tippen und bestätigen. Wenn die App geöffnet ist und jemand den Geofence-Bereich verlässt, erinnert eine Push-Benachrichtigung an das Ausstempeln. Ein Tippen auf diese Benachrichtigung führt direkt zum Bildschirm für die Zeiterfassung.
Was passiert, wenn die Filiale verlassen wird, ohne sich auszustempeln?
Das hängt davon ab, wie deine Einstellungen konfiguriert sind:
Außerhalb ausgestempelt aktiviert: Beim nächsten Öffnen der App erinnert eine einmalige Push-Benachrichtigung an das Ausstempeln. Das Teammitglied kann fortfahren, muss jedoch manuell eine Endzeit eingeben. Diese Zeit wird vom System geprüft (sie darf nicht in der Zukunft oder vor der Einstempelzeit liegen und berücksichtigt die Zeitzone). Ein Warnhinweis macht deutlich, dass dieses Ausstempeln außerhalb des Bereichs erfasst und in den Berichten markiert wird.
Außerhalb ausgestempelt deaktiviert: Das Ausstempeln wird vollständig blockiert. Die betroffene Person erhält eine Meldung, dass sie in den Salon zurückkehren muss, um sich auszustempeln.
Was passiert, wenn sich jemand im Salon befindet, die App aber anzeigt, dass man sich außerhalb befindet?
Du kannst den Standort deiner Filialen direkt in Phorest aktualisieren unter Manager→ Einstellungen→ Phorest Go.
Überprüfe anschließend, ob die GPS-Koordinaten der Filiale in der Console korrekt hinterlegt sind. Die exakten GPS-Koordinaten findest du ganz einfach über Google Maps:
Suche nach der Adresse und zoome auf der Karte vollständig heran.
Mache einen Rechtsklick auf den Pin-Marker.
Kopiere die Koordinaten aus der angezeigten Liste.
Welche neuen Informationen gibt es in den Berichten zur Zeiterfassung?
Der Bericht An- und Abmeldezeiten (unter Weitere Berichte) enthält zwei neue Spalten:
Ausstempeln außerhalb des Standorts: Zeigt an, ob das Ausstempeln außerhalb des vorgegebenen Radius erfolgte (Ja/Nein).
Erfasste Abfahrtszeit: Die vom Teammitglied manuell eingegebene Uhrzeit beim Ausstempeln.
Dadurch hast du als Führungskraft sofort im Blick, welche Ausstempelvorgänge außerhalb des Salons stattgefunden haben und welche Endzeit dabei angegeben wurde.