Einrichten von Pin-Codes / Zuweisung von Zugang für Personal

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Pincodes für Ihr Personal aktivieren können, um den Zugriff auf Phorest zu beschränken.

Wir empfehlen dringend, dass alle Mitarbeiter einen Pincode für die Nutzung des Phorest-Systems erhalten. Dies stellt sicher, dass sensible Informationen nicht einsehbar sind und gibt Ihnen mehr Kontrolle darüber, was Ihre Mitarbeiter täglich im System tun.

Pin-Codes werden pro Mitarbeiter zugewiesen, wobei die Zugriffsberechtigungen pro Mitarbeiterkategorie festgelegt werden.

Hinweis: Für Kunden in der EU ist es gemäß der 2018 eingeführten GDPR-Gesetzgebung zwingend erforderlich, dass Pin-Codes aktiviert sind.

Zuweisung von Pin-Codes

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass jedem Mitarbeiter eine Pin-Nummer zugewiesen ist. Sie können dies tun, indem Sie zu Manager > Staff Members gehen .

Hinweis: Wir empfehlen, eine mindestens 4-stellige PIN zu verwenden und sicherzustellen, dass die PIN-Codes privat gehalten und häufig aktualisiert werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Eingabe eines PIN-Codes :

Option 1: Klicken Sie im Bereich " Mitarbeiter " doppelt in das Feld unter dem Reiter "Pin", um einen Pin-Code für jeden Mitarbeiter hinzuzufügen. Klicken Sie anschließend auf " Speichern ", um die Pincodes zu bestätigen.

Option 2: Doppelklicken Sie auf ein Personalmitglied, um dessen Personalprofil aufzurufen. Geben Sie nun einen Pin-Code in das FeldPin-Nummer ein. Sie können hier auch die Personalkategorie ändern, falls dies erforderlich ist.

Einstellen der Zugriffsebenen

Um das Zugriffssystem einzurichten, gehen Sie zu Manager > Zugriff.

Daraufhin wird eine Liste der Bereiche des Systems angezeigt, für die Sie den Zugriff bearbeiten können.

Als Nächstes müssen wir die Mitarbeiterkategorie auswählen, für die wir den Zugriff bearbeiten wollen. Das bedeutet, dass die vorgenommenen Änderungen nur für diese Kategorie gelten werden.

Wählen Sie die Personalkategorie aus der Dropdown-Liste wie unten gezeigt.

Hinweis: Wenn das Kontrollkästchen schwarz ist, ist es aktiviert und somit ist alles, was mit dem Bereich zusammenhängt, für alle Mitarbeiter zugänglich, die dieser Personalkategorie zugeordnet sind. Wenn das Kontrollkästchen leer ist, wurde kein Zugriff auf diesen Bereich gewährt.

Sie können eine tiefere Ansicht jedes Bereichs innerhalb von Phorest erhalten, um Teilzugriff zu gewähren, indem Sie das schwarze Dreieck neben jedem aufgelisteten Bereich auswählen.

Sobald Sie Ihre Mitarbeiterkategorie ausgewählt haben, können Sie die Bereiche des Systems, auf die diese Mitarbeiterkategorie Zugriff haben soll/kann, ankreuzen/abwählen.

Wählen Sie den Pfeil neben dem Bereichsnamen, um alle Schaltflächen innerhalb dieses Bereichs zu sehen, die eingeschränkt oder nicht eingeschränkt werden können. Im folgenden Beispiel hat die Kategorie "Manager" Zugriff auf alle Funktionen für " Termine". (wie in Punkt 1. im Screenshot unten angegeben)

Wenn Sie mit allen eingestellten Funktionen zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche PIN-Codes einschalten (wie in Punkt 2. im Screenshot unten angegeben). Stellen Sie sicher, dass Sie auf Speichern klicken, wenn Sie alle Ihre Änderungen vorgenommen haben.

Verwenden von Pin-Codes

Jetzt, da die PIN-Codes aktiviert sind, müssen alle Mitarbeiter ihre PIN-Nummer eingeben, um das System zu benutzen. Dadurch wird ihre Zugriffsstufe überprüft und bestimmte Interaktionen des Personals im System verfolgt.

Nach der Eingabe sehen Sie den Namen des Mitarbeiters in der linken oberen Ecke des Bildschirms registriert.

Abmelden von Phorest

Es ist ratsam, dass sich alle Mitarbeiter von Phorest abmelden, nachdem sie fertig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand sonst ihren Pin-Code verwendet.

Hinweis: Informationen zu unserer automatischen Abmeldefunktion finden Sie hier.

Um sich manuell von Phorest abzumelden, wählen Sie einfach das "Pad Lock"-Symbol, wie im folgenden Screenshot gezeigt. Dieses Symbol befindet sich in der unteren linken Ecke des Systems.

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