Tämä artikkeli kertoo kuinka voit asettaa konsultaatiolomakkeen lähetettäväksi asiakkaillesi automaattisesti sähköpostilla ja/tai tekstiviestillä muutama päivä ennen heidän ajanvaraustaan.
Tässä artikkelissa
Voit lähettää 2 automaattista viestiä (tekstiviesti & sähköposti) asiakkaillesi ennen heidän ajanvaraustaan, jotta he voivat täyttää konsultaatiolomakkeen.
Kuinka ottaa käyttöön Automaattinen lähetys
Jos haluat ottaa Automaattisen lähetyksen voimaan konsultaatiolomakkeille, mene Hallinta > Lomakkeet > Automaattisesti lähetettävät lomakkeet
Mene kohtiin Lähetä sähköpostitse ja Lähetä tekstiviestitse jotka sijaitsevat sivun vasemmassa reunassa, sitten ota asetus käyttöön painamalla Kyllä > Valitse kuinka monta päivää ennen ajanvarausta haluat lähettää viestin > Lopuksi klikkaa Tallenna
Jos otat käyttöön sekä tekstiviesti- ja sähköposti-ilmoitukset ja valitset lähettää ne eri aikoina, ja asiakas täyttää lomakkeen ennen toisen ilmoituksen vastaanottamista, toista viestiä ei lähetetä.
Huomio: Tekstiviestimuistutuksista veloitetaan normaalin tekstiviestin hinta.
Voit käyttää Esikatsele-painiketta tarkastellaksesi miltä viesti näyttää.
Huomio: Viestiä ei tällä hetkellä pysty muokata.
Suositellut lähetysajat
Suosittelemme lähettämään sähköposti-ilmoituksen 5 päivää ennen ajanvarausta ja tekstiviesti-ilmoituksen 3 päivää ennen.
Jos asiakkaasi täyttää konsultaatiolomakkeen saatuaan ensimmäisen viestin, toista viestiä ei lähetetä.
Emme suosittele molempien ilmoitusten lähettämistä samana päivänä. Sähköposti-ilmoitusta suositellaan käytettävän ensisijaisena ilmoituksena, jota seuraa tekstiviesti-ilmoitus mikäli asiakas ei ole vielä täyttänyt lomaketta.
Milloin viesti lähetetään?
Tämä viesti lähetetään 'x' päivää ennen varattua ajanvarausta satunnaisena aikana klo 8-17 välillä.
Ajanvaraus ennen 'Päivää ennen'
Jos asiakkaan ajanvaraus on aikaisemmin kuin Päivää ennen asetuksesi, konsultaatiolomaketta ei lähetetä automaattisesti. Voit silti lähettää konsultaatiolomakkeen asiakkaalle manuaalisesti.
Uudelleensovitut ajanvaraukset
Jos asiakas saa konsultaatiolomake viestin tekstiviestillä tai sähköpostilla jonka jälkeen hän vaihtaa ajanvarauksen päivää, tällöin uusi viesti lähetetään asiakkaalle asettamasi Päivää ennen-asetuksen mukaisesti jos asiakas ei ole vielä täyttänyt lomaketta (jos ajanvaraus on aikaisemmin kuin Päivää ennen-asetus, lähetä lomake manuaalisesti). Jos asiakas on täyttänyt lomakkeen, uutta viestiä ei lähetetä.
Kuinka voin tarkistaa lähtikö viesti asiakkaalle?
Mene Asiakkaat > Etsi asiakas ja klikkaa nimeä avataksesi heidän asiakaskorttinsa > valitse Viestintä
Miltä viesti näyttää?
Näet alla olevista kuvista esimerkin sähköpostiviestin (vasemmalla) ja tekstiviestin (oikealla) ulkoasusta.
Näiden viestien sisältöä ei voi tällä hetkellä muokata.
Kun asiakkaat painavat viestissä olevaa linkkiä, heidät ohjataan sivulle täyttämään lomake. Jos heillä on useita lomakkeita täytettävänä, he näkevät tässä luettelossa jokaisen täytettävän lomakkeen yksitellen.
Asiakas voi täyttää lomakkeen ajanvarauksen päivään asti. Linkki vanhenee asiakkaan ajanvarauksen jälkeisenä päivänä.
Asiakkaan henkilötiedot täytetään automaattisesti lomakkeelle, mikäli tiedot ovat hänen asiakaskortissaan. Konsultaatiolomakkeen kysymykset eivät kuitenkaan täyty automaattisesti, ja asiakkaan on vastattava niihin joka kerta kun hän vastaanottaa lomakkeen, riippumatta siitä onko hän saanut lomakkeen aiemmin. Mikäli asiakas päivittää henkilötietojaan (nimi, yhteystiedot, osoite jne.), ne päivitetään hänen asiakasprofiiliinsa lomakkeen tarkistuksen jälkeen.