Kuinka lähetän konsultaatiolomakeen automaattisesti asiakkaille?

Tämä artikkeli kertoo kuinka voit asettaa konsultaatiolomakkeen lähetettäväksi asiakkaillesi automaattisesti sähköpostilla ja/tai tekstiviestillä muutamaa päivä ennen heidän ajanvarausta. 

Voit lähettää 2 automaattista viestiä (tekstiviesti & sähköposti) asiakkaillesi ennen heidän ajanvaraustaan, jotta he voivat täyttää konsultaatiolomakkeen.

Kuinka ottaa käyttöön Automaattinen lähetys

Jos haluat ottaa Automaattisen lähetyksen voimaan konsultaatiolomakkeille, mene Hallinta > Lomakkeet > Automaattisesti lähetettävät lomakkeet

Mene kohtiin Lähetä sähköpostitse ja Lähetä tekstiviestitse jotka sijaitsevat sivun vasemmassa reunassa, sitten ota asetus käyttöön painamalla Kyllä > Valitse kuinka monta päivää ennen ajanvarausta haluat lähettää viestin > Lopuksi klikkaa Tallenna

Lomakkeet sähköposti.png

Lomakkeet tekstiviesti.png

Jos otat molemmat ilmoitukset (sähköposti sekä tekstiviesti) käyttöön, aseta niille eri lähetysajat, jotta asiakkaan täyttäessä lomakkeen ennen kuin toinen ilmoitus lähetetään niin toista ilmoitusta ei lähetetä. 

Huomio: Tekstiviestimuistutuksista veloitetaan normaalin tekstiviestin hinta.

Voit käyttää Esikatsele-painiketta tarkastellaksesi miltä viesti näyttää.

Lomakkeet esikatselu.png

Huomio: Viestiä ei tällä hetkellä pysty muokata.


Suositellut lähetysajat

Suosittelemme lähettämään sähköposti-ilmoituksen 5 päivää ennen ajanvarausta ja tekstiviesti-ilmoituksen 3 päivää ennen.

Jos asiakkaasi täyttää konsultaatiolomakkeen saatuaan ensimmäisen viestin, toista viestiä ei lähetetä. 

Emme suosittele molempien ilmoitusten lähettämistä samana päivänä. Sähköposti-ilmoitusta suositellaan käytettävän ensisijaisena ilmoituksena, jota seuraa tekstiviesti-ilmoitus mikäli asiakas ei ole vielä täyttänyt lomaketta.


Milloin viesti lähetetään?

Tämä viesti lähetetään 'x' päivää ennen varattua ajanvarausta satunnaisena aikana klo 8-22 välillä. 

Emme suosittele lomakkeen lähettämistä 1 päivää ennen ajanvarausta, koska viesti saatetaan lähettää klo 22 ja asiakkaasi ei ehkä ehdi täyttämään lomaketta ajoissa.


Ajanvaraus ennen 'Päivää ennen'

Jos asiakkaan ajanvaraus on aikaisemmin kuin Päivää ennen asetuksen minimiaika, voit silti lähettää konsultaatiolomakkeen asiakkaalle manuaalisesti.


Uudelleensovitut ajanvaraukset

Jos asiakas saa konsultaatiolomake viestin tekstiviestillä tai sähköpostilla jonka jälkeen hän vaihtaa ajanvarauksen päivää, tällöin uusi viesti lähetetään asiakkaalle asettamasi Päivää ennen-asetuksen mukaisesti jos asiakas ei ole vielä täyttänyt lomaketta (jos ajanvaraus on aikaisemmin kuin Päivää ennen-asetus, lähetä lomake manuaalisesti). Jos asiakas on täyttänyt lomakkeen, uutta viestiä ei lähetetä. 


Kuinka voin tarkistaa lähtikö viesti asiakkaalle?

Mene Asiakkaat > Etsi asiakas ja klikkaa nimeä avataksesi heidän asiakaskorttinsa > valitse Viestintä

Lomakkeet viestintä.png


Miltä viesti näyttää?

Näet alla olevista kuvista esimerkin sähköpostiviestin (vasemmalla) ja tekstiviestin (oikealla) ulkoasusta.

mceclip6.png

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
46/53 koki tästä olevan apua