Jede finanzielle Transaktion in Phorest wird auf einem Konto gebucht.
Welche Transaktion auf welchem Konto gebucht wird, wird über die Kassenbuchkonten festgelegt, auch Buchhaltungskonten genannt.
Mit Hilfe dieser Konten kannst du dann einen DATEV-Export und weitere Auswertungen durchführen.
Diese Einrichtung kann und darf Phorest nicht für dich übernehmen, weder per Datenimport noch manuell durch Mitarbeitende.
Es handelt sich bei diesen Daten um steuerrelevante Informationen, für die du als Saloninhaber:in (mit Hilfe deines/r Steuerberater:in) Verantwortung trägst.
Kassenbuchkonten einrichten
1. Kassenbuchkonten festlegen
Es gibt verschiedene sog. Standardkontenrahmen, die von Steuerbüros verwendet werden. Lass dich von deinem Steuerbüro beraten, welchen Kontenrahmen du verwenden sollst.
Der Kontenrahmen wird komplett von dir in Absprache mit deiner Steuerberatung festgelegt. Phorest kann und darf hier keine Vorgaben machen, da verschiedene Steuerberater:innen unterschiedliche Kontenrahmen benötigen.
2. Kassenbuchkonten in Phorest eintragen
Wenn du festgelegt hast, welche Konten in deinem Geschäft verwendet werden sollen, legst du sie einmalig in Phorest an.
Klicke dazu auf Manager > Unternehmen > Kassenbuchkonten.
Die möglichen Geschäftsvorfälle sind aufgelistet.
Klicke bei jedem Geschäftsvorfall, den du benötigst, in das Feld Konto und trage die Nummer ein, dann in Gegenkonto und trage auch diese Nummer ein.
Die Spalten Kostenstelle und Steuerschlüssel sind optionale Angaben, die du eintragen kannst, wenn z.B. dein Steuerbüro sie für Auswertungen außerhalb von Phorest benötigt.
Für alle benötigten Konten sollte Konto und Gegenkonto eingetragen werden.
Wenn Konten nicht eingetragen sind, aber benutzt werden, werden sie beim Export automatisch mit 9999 aufgefüllt, da sonst der Datenexport an dem leeren Feld scheitern würde.
Denke daran, am Ende zu Speichern.
Hinweis für Filialunternehmen
Wenn du Konten bearbeitet hast und dann auf Speichern klickst, bietet dir Phorest die Auswahl, ob deine Änderungen nur für diese Filiale gelten sollen oder für alle Filialen.
Wenn du für alle Filialen den gleichen Kontenrahmen verwenden willst, kannst du diesen in einer Filiale anlegen und dann auf Für alle Filialen speichern klicken, um dies auch auf die anderen Filialen zu übertragen.
Falls einzelne Filialen abweichende Konten benötigen, kannst du diese anschließend in der jeweiligen Filiale bearbeiten und dann auf Nur für diese speichern klicken.
Unterkonten für Dienstleistungs- und Artikelkategorien
Optional kannst du eigene Unterkonten für Kategorien von Dienstleistungen oder Artikeln anlegen. Dann werden im DATEV-Export die Erlöse für diese Kategorien separat ausgewiesen. So können die Erlöse z.B. nach Damen, Herren, Kinder etc. unterschieden werden.
Wenn du keine Unterkonten anlegst, hast du diese Aufschlüsselung nicht im DATEV-Export. Aber für dich als Unternehmer:in gibt es andere Möglichkeiten, die Umsätze nach Kategorien auszuwerten, anzuzeigen und als csv-Datei zu exportieren.
Um Unterkonten anzulegen, klicke auf den Reiter Dienst.leist-kategorien bzw. Artikelkategorien. Trage dort die Unterkonten (Konto und Gegenkonto) für die Kategorien ein, für die du eine separate Auswertung wünschst. Erlöse aus Dienstleistungen und Artikel, für die keine Unterkonten existieren, werden im allgemeinen Konto verbucht.
Unterstützung mehrerer Mehrwertsteuersätze
Wenn du Leistungen oder Artikel mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen anbietest, musst du diese Mehrwertsteuersätze anlegen, siehe Artikel Mehrwertsteuersatz ändern für Dienstleistungen & Artikel.
Dann werden hier bei den Buchhaltungskonten für diese Geschäftsvorfälle jeweils separate Konten angezeigt, z.B. Artikel mit 19% und mit 7%.
Reklamationen
Wir empfehlen das gleiche Konto für Umsätze und Reklamationen zu nutzen. Dann wird im Fall einer Reklamation der zurückgebuchte Betrag von dem entsprechend Umsatz-Konto wieder abgezogen wird.
Wie du einen Datev-Export erstellst, ist im Artikel DATEV-Export und Belege im CSV-Format exportieren gezeigt.