Hinweis: In unserem Lernportal, der PhorestAcademy, findest du einen Kurs mit Erklärvideos zu PhorestPay, den Anzahlungen und verwandten Themen.

Klicke auf das Bild, um direkt zum Kurs zu gelangen. Falls du noch kein Konto in der PhorestAcademy hast, kannst du es dir dort ganz einfach selbst einrichten.

 

 

Anzahlungen im Geschäft

Du kannst auf alle Termine eine Anzahlung nehmen, egal ob sie online gebucht wurden oder ob das Team selber den Termin in Phorest einträgt. Dadurch kannst du alle Termine absichern, egal ob sie online oder persönlich im Geschäft, per Telefon oder über soziale Medien vereinbart werden.

Anzahlungen kannst du auf Phorest Desktop und in PhorestGo eintragen.

 

Anzahlungen auf Phorest Desktop (neue Ansicht) eintragen

Die Beispielkundin in den Bildschirmfotos bucht telefonisch ihren Termin. 

Klicke im Terminfenster auf Anzahlung hinzufügen.

 

Die  Anzahlungsoptionen werden angezeigt. 

 

1. Hier wählst du aus, auf welchem Weg die Anzahlung geleistet werden soll:

  • Die Option Gespeicherte Karte ist nur verfügbar, wenn bereits eine Zahlungskarte der Kundin in der Kundenkartei hinterlegt ist.
  • Die Option Terminal verwenden ist mit dem Phorest Kartenterminal nutzbar.
  • Wenn du Karte manuell eingeben wählst, kannst du die Kartendaten der Kundin eintippen.

2. Hier trägst du die Höhe der Anzahlung ein. Du kannst zwischen festem Betrag und Prozentsatz wählen.

3. Es besteht die Möglichkeit, die Kartendaten zu speichern. Du musst die Kundin fragen, ob sie damit einverstanden ist. Falls ja, setze den Schieberegler bei Kartendaten speichern? auf Ja.

4. Feld für die Mailadresse der Kundin. 

Phorest versendet immer eine Mail für die Anzahlung an die Kundin.

Falls in der Kundenkartei noch keine Mailadresse steht, kannst du sie an dieser Stelle eintragen. Eine schon vorhandene Mailadresse wird hier vorgeschlagen. Du kannst sie verwenden oder eine andere eintragen. Wenn du hier eine Mailadresse einträgst oder änderst, wird diese in die Kundenkartei übernommen.

Ohne Mailadresse kann die Anzahlung nicht durchgeführt werden. Denn mit der Email erhält die Kundin nicht nur die Quittung, sondern auch den Hinweis auf die Nutzungsbedingungen und Stornierungsrichtlinien. Hierauf kannst du verweisen, wenn es zu einem Terminausfall oder kurzfristiger Absage käme. Falls du in dem Fall zusätzlich zur Anzahlung auch eine Ausfallgebühr einziehst, wird dann die Rechnung hierüber automatisch an diese Mailadresse gesendet.

5. Die Höhe der Anzahlung und des offenen Restbetrages wird hier angezeigt.

6. Klicke dann auf Anzahlung hinzufügen.

Falls du zusätzlich zur Email einen Papierbeleg drucken möchtest, kannst du dies unter Manager > Belege tun. Wähle die Transaktion aus und klicke auf Beleg.

 

Anzahlungen auf Phorest Desktop (alte Ansicht) eintragen

Die Beispielkundin in den Bildschirmfotos bucht telefonisch ihren Termin. 

Klicke im Terminfenster auf Anzahlungsoptionen.

 

Das Anzahlungsfenster öffnet sich. 

1. Hier trägst du die Höhe der Anzahlung ein. Du kannst zwischen festem Betrag und Prozentsatz wählen.

Wenn du einen Betrag einträgst, zeigt Phorest an, wieviel Prozent des Gesamtbetrags dies sind.

Und wenn du einen Prozentsatz einträgst, zeigt Phorest, wieviel Euro das ausmacht.

 

 

2. Hier trägst du die Kartendaten der Kundin ein.

3. Es besteht die Möglichkeit, die Kartendaten zu speichern. Du musst die Kundin fragen, ob sie damit einverstanden ist. Falls ja, setze den Schieberegler bei Kartendaten speichern? auf Ja.

4. Feld für die Mailadresse der Kundin. 

Phorest versendet immer eine Mail für die Anzahlung an die Kundin.

Falls in der Kundenkartei noch keine Mailadresse steht, kannst du sie an dieser Stelle eintragen. Eine schon vorhandene Mailadresse wird hier vorgeschlagen. Du kannst sie verwenden oder eine andere eintragen. Wenn du hier eine Mailadresse einträgst oder änderst, wird diese in die Kundenkartei übernommen.

Ohne Mailadresse kann die Anzahlung nicht durchgeführt werden. Denn mit der Email erhält die Kundin nicht nur die Quittung, sondern auch den Hinweis auf die Nutzungsbedingungen und Stornierungsrichtlinien. Hierauf kannst du verweisen, wenn es zu einem Terminausfall oder kurzfristiger Absage käme. Falls du in dem Fall zusätzlich zur Anzahlung auch eine Ausfallgebühr einziehst, wird dann die Rechnung hierüber automatisch an diese Mailadresse gesendet.

5. Die Höhe der Anzahlung und des offenen Restbetrages wird hier angezeigt.

6. Klicke dann auf Zahlung abschließen und schließe das Fenster.

Falls du zusätzlich zur Email einen Papierbeleg drucken möchtest, kannst du dies unter Manager > Belege tun. Wähle die Transaktion aus und klicke auf Beleg.

 

Anzahlungen auf PhorestGo 2.0 eintragen

Die Anzahlungsfunktion ist auf PhorestGo 2.0 verfügbar.

 

Im Terminfenster tippe auf Weitere Optionen, dann auf Anzahlung einziehen. Trage die Höhe des Anzahlungsbetrages ein.

Du kannst zwischen festem Betrag und Prozentsatz wählen.

Wenn du einen Betrag einträgst, zeigt Phorest an, wieviel Prozent des Gesamtbetrags dies sind. Und wenn du einen Prozentsatz einträgst, zeigt Phorest, wieviel Euro das ausmacht.

   

 

Tippe auf Anzahlung einziehen.

In den folgenden Beispielbildern hat Kundin Elisa keine gespeicherte Karte. Tippe auf manuelle Eingabe der Kartendaten und trage diese ein.

   

 

Es besteht die Möglichkeit, die Kartendaten zu speichern. Du musst die Kundin fragen, ob sie damit einverstanden ist. Falls ja, setze den Schieberegler auf Ja.

Falls bereits eine Karte hintelegt ist, hast du die Wahl, diese zu verwenden oder manuell Kartendaten einzugeben. 

Tippe dann auf Karte benutzen und im nächsten Bildschirm auf Anzahlung von [X] Euro berechnen.  

Phorest zeigt dann die Nachricht Anzahlung geleistet

   

 

 

Weitere Informationen zu Anzahlungen

Ein Termin, auf den eine Anzahlung geleistet wurde, ist im Kalender am Dollar-Symbol erkennbar. 

 

Wenn du diesen Termin öffnest, zeigt Phorest dir, dass eine Anzahlung geleistet wurde und welcher Betrag noch offen ist. Wenn Kartendaten dieser Kundin als Zahlungsmittel gespeichert sind, wird dies ebenfalls angezeigt.

 

In der neuen Ansicht:

 

 

In der alten Ansicht: 

 

 

Wenn Kartendaten der Kundin gespeichert wurden, werden sie beim nächsten Zahlungsvorgang in verkürzter Form angezeigt und können wieder verwendet werden. Das heißt, die Kundin kann eine weitere Anzahlung mit dieser Karte leisten und auch bei Kassieren damit bezahlen.

 

Wie mit der Anzahlung verfahren wird, wenn ein Termin storniert wird oder ausfällt, und wie du ggfs. eine Ausfallgebühr einziehen kannst, ist hier beschrieben: Anzahlung und Ausfallgebühr bei Stornos und Terminausfällen - wie geht’s?

 

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