Wie kann ich Video-Beratungen einrichten?

Dieser Artikel erklärt dir, wie du Video-Beratungen erstllen kannst 

 

 

Erstelle eine Dienstleistungskategorie für deine Video-Beratungen

Um Video-Beratungen online abzuhalten empfehlen wir eine extra Dienstleistungskategorie zu erstellen, der du die Video-Beratungen zuteilst. Navigiere dazu über Manager --> Kategorien --> Dienstleistungskategorien und klicke auf Hinzufügen. 

Im nächsten Fenster gib der neuen Kategorie einen Namen, füge optional noch eine Beschreibung hinzu und wähle eine Online-Kategorie, zum Beispiel Image Consultation und klicke am Ende auf Speichern. 

 

 

Erstelle eine Dienstleistung für deine Video-Beratungen

Geh als nächstes zu Manager --> Dienstleistungen und klicke auf Hinzufügen. 

Gib der Dienstleistung einen Namen, zum Beispiel Online Video-Beratung Haarschnitt oder Video-Beratung Hautbild. Wähle als Dienstleistungskategorie die Video-Beratungskategorie, die du zuvor erstellt hast.  

Gib den gewünschten Preis ein und stelle den Schalter bei Online Video-Beratungen auf Ja. 

 

Bitte beachte:

Eventuell musst du den Preis ein wenig anpassen, da die Dienstleistung nicht persönlich stattfindet. Du kannst jedoch mit einer Folge-E-Mail, die einen Link zu deinen Produkten im Online-Shop enthält, dafür sorgen, dass Kund:innen mehr Geld bei dir ausgeben können. 

 

Gehe als nächstes in den Bereich Online & App und gib dort eine Beschreibung ein, die deinen Kund:innen erklärt, was sie von der Video-Beratung erwarten können. Stelle sicher, dass der Schalter bei Online buchbar auf Ja gelegt ist und klicke am Ende auf Speichern.

 

Bitte beachte: Solltest du mehrere Filialen haben, musst du noch in den Tab Filialen gehen und sicherstellen, dass bei allen Filialen, in denen Video-Beratungen angeboten werden, der Schalter bei Verfügbar auf Ja steht. 

 

 

Teile deinen Mitarbeitern die Qualifikation für Video-Beratungen zu

In diesem Schritt bestimmst du ob deine Mitarbeiter Video-Beratungen durchführen dürfen oder nicht und ob dies während oder außerhalb der Öffnungszeiten des Salons geschehen soll. 

Je nachdem was du einrichten möchtest springe zum Schritt: 

1. Vide-Beratungen während der Öffnungszeiten
2. Vide-Beratungen außerhalb der Öffnungszeiten

1. Video-Beratungen während der Öffnungszeiten

Wenn du für deinen Salon Video-Beratungen während der gewohnten Öffnungszeiten anlegen möchtest, kannst du das ganz einfach über das Mitarbeiterprofil tun. Gehe dazu zu Manager --> Mitarbeiter und klicke auf das Profil des Mitarbeiters.

Wähle dann Kompetenzen aus dem oberen Menü und wähle dann Video-Beratungen aus der Liste der Dienstleistungen auf der linken Seite. Stelle den Schalter auf Ja und klicke anschließend auf Speichern. 

 

Gehe nun zurück in den Bereich Allgemeines und klicke auf Video-Anrufe. Dort musst du für jeden Mitarbeiter einen eindeutigen Link zu einem Meeting-Dienst wie etwa Zoom, Google Meet/Hangout oder Skype hinterlegen. Du findest diese Links bei der Einrichtung des jeweiligen Programms und kannst sie von dort einfach per Copy/Paste einfügen.  Am Ende klicke Speichern.

  

Bitte beachte:

Aus Sicherheitsgründen sollte jeder Mitarbeiter seine eigene Meeting ID besitzen. Bitte informiere dich rechtzeitig über die verschiedenen Angebote der Anbieter und die Kosten, die damit verbunden sein können.

 

2. Video-Beratungen außerhalb der Öffnungszeiten

Ist der Salon geschlossen, empfehlen wir folgendermaßen vorzugehen:

1. Stelle sicher, dass der Arbeitsplan so eingestellt ist, dass niemand mit deinen Mitarbeitern einen Termin buchen kann, indem du ihre Verfügbarkeit entfernst.  
   1. Klicke dazu im Arbeitsplan auf eine bereits erstelle Schicht und wähle dann Löschen. Wähle im nächsten Schritt, dass noch weitere Tage entfernt werden sollen und bestimme dann, bis wann dies geschehen soll. Klicke im Anschluss auf Löschen und wiederhole den Vorgang, bis der Plan für den gewünschten Zeitraum leer ist. 
2. Erstelle neue Mitarbeiter speziell für Online-Termine wie die Video-Beratungen.
   1. Erstelle ihr Profil wie gewohnt, aber füge das Wort Video im Namen hinzu, um zwischen den beiden Profilen unterscheiden zu können.
   2. Denk daran dem neuen Mitarbeiterprofil einen Pin und ein Phorest Go Passwort zuzuteilen, damit dein Mitarbeiter das neue Profil genauso nutzen kann, wie sein altes. 

 

Nachdem du das Profil gespeichert hast, gehe zurück in den Bereich Allgemeines und klicke auf Video-Anrufe. Dort musst du für jeden Mitarbeiter einen eindeutigen Link zu einem Meeting-Dienst wie etwa Zoom, Google Meet/Hangout oder Skype hinterlegen. Du findest diese Links bei der Einrichtung des jeweiligen Programms und kannst sie von dort einfach per Copy/Paste einfügen.  Am Ende klicke noch einmal Speichern.

  

Bitte beachte:

Aus Sicherheitsgründen sollte jeder Mitarbeiter seine eigene Meeting ID besitzen. Bitte informiere dich rechtzeitig über die verschiedenen Angebote der Anbieter und die Kosten, die damit verbunden sein können.

 

Wechsle nun zum Bereich Kompetenzen und überprüfe, ob der neue Mitarbeiter für die Dienstleistung Video-Beratung freigeschaltet ist. Klicke auf Weiter, setze im folgenden Pop-Up Fenster den Haken bei der Dienstleistungskategorie für Video-Beratungen und drücke auf Fertig.  

Wenn du mit allem zufrieden bist, klicke noch einmal auf Speichern.

 

Gehe als nächstes über Manager in den Arbeitsplan und füge dort die Zeiten hinzu, an denen der neue Mitarbeiter für eine Video-Beratung gebucht werden kann.  

 

Benachrichtigungen für Video-Beratungen

Es gibt zwei Arten auf die du deinen Kund:innen den Link zur Video-Beratung zukommen lassen kannst - über die Terminerinnerung per SMS oder per E-Mail. Letzteres funktioniert allerdings nur dann, wenn sie online buchen. 

  

1. SMS Terminerinnerng mit Video Link

Die Video-Beratungs-SMS geht eine Stunde vor dem Termin an Kund:innen heraus, solange der Termin als Video-Beratung markiert ist. Die SMS enthält dann den Link und die Meeting ID deines Mitarbeiters. 

Da die SMS standartmäßig ausgestellt ist, musst du sie zunächst einschalten. Gehe dazu über den Manager in die Benachrichtigungen und wähle den Bereich Video-Beratungen. Lege dort den Schalter auf Ja und klicke Speichern. 

 

Du kannst die SMS zwar über den Vorschau-SMS Button oben rechts einsehen, jedoch zu diesem Zeitpunkt den Wortlaut nicht ändern.

 

 

2. Buchungsbestätigung und Link per E-Mail

Wenn ein:e Kund:in einen Termin für eine Video-Beratung online bucht, wird wie bei deinen anderen Dienstleistungen auch eine Buchungsbestätigung per E-Mail versendet, nur, dass dieses Mal der Link und die Meeting ID deines Mitarbeiters enthalten ist. 

Die Nachricht wird in etwa so aussehen:

"Um an der Video-Beratung teilzunehmen, musst du diesen Link fünf Minuten vor deinem Termin anklicken. Bitte stelle sicher, dass du an einem ruhigen Ort bist und der Akku deines Geräts ausreichend geladen ist." 

 

Dies soll zwei Sachverhalte abdecken:

• Der Kunde hat die SMS nicht erhalten (zum Beispiel weil die Handynummer falsch hinterlegt ist)
• Ein Termin ist weniger als eine Stunde in die Zukunft gebucht 

 

Eine Video-Beratung durchführen

Um eine Video-Beratung durchzuführen logge dich in den Account (zum Beispiel bei Zoom, Google Meet/Hangout oder Skype) ein, von dem aus du die Video-Beratung durchführen möchtest und starte das Meeting.

 

Nimm Zahlungen entgegen

1. Nutze eine Drittanbieter wie PayPal oder Stripe.
   1. Dies erlaubt dir einen Zahlungslink zu erstellen, den du deinen Kund:innen senden kannst. Du solltest dann in Phorest eine Zahlungsart hinzufügen um den Termin korrekt abzurechnen. 
2. Rechne den Termin manuell über das Kartenterminal ab. 
   1. Dazu benötigst du entweder ein Kartenterminal oder musst die Zahlung über das Telefon entgegennehmen, indem du dir die Kreditkartendetails geben lässt und die Zahlung später abwickelst.
3. Nimm Zahlungen über einen Gutschein entgegen.
   1. Du kannst einen Gutscheinlink abwandeln und deinen Kund:innen vor dem Termin senden. In diesem Fall würdest du als Zahlungsart den bereits erworbenen Gutschein nutzen. 
      1. Zum Beispiel: Gehe zu Manager --> Einstellungen --> Online --> Gutscheinverkäufe und kopiere den Link zur Gutschein-Verkaufsseite: https://gift-cards.phorest.com/salons/trainingrecteamhelen
      2. Als nächstes kannst du bestimmen, welchen Wert der Kunde erwerben soll, indem du ans Ende der URL ?amount=20 setzt und die 20 durch den gewünschten Wert ersetzt: https://gift-cards.phorest.com/salons/trainingrecteamhelen?amount=20