Dieser Artikel führt dich durch den gesamten Prozess zur Einrichtung von Videoberatungen.
In diesem Artikel
Erstellen einer Videoberatungs-Kategorie
Wir empfehlen, eine eigene Kategorie für Videoberatungen zu erstellen, um die zugehörigen Dienstleistungen zu organisieren und Online-Beratungen anzubieten.
Erstelle zunächst eine neue Kategorie für Videoberatungen, indem du zu Manager » Kategorien » Dienstleistungskategorien gehst und eine neue Kategorie für Videoberatungen anlegst. Wähle im Feld „Online-Kategorie“ die Option „Image Consultation“.
Erstellen einer Videoberatungs-Dienstleistung
Gehe zu Manager » Dienstleistungen » Hinzufügen und füge eine neue Videoberatungs-Dienstleistung hinzu.
Wähle einen eindeutigen und wiedererkennbaren Namen wie „Haar-Videoberatung“ oder „Video-Beratung Gesicht“ und ordne sie der neuen Videoberatungs-Kategorie zu.
Lege den Preis und die Dauer fest, scrolle dann nach unten und aktiviere die Option Online-Video-Beratungen, indem du den Schalter auf Ja setzt.
Wechsle in den Bereich Online & App, füge weitere Informationen zur Videoberatung hinzu (z. B. Dauer und Ablauf) und stelle sicher, dass die Dienstleistung „online buchbar“ ist.
Mehrere Standorte in Phorest?
Falls du mehrere Standorte in deinem Phorest-System hast, gehe zu Manager » Filial-Bibliothek » Dienstleistungen. Klicke die gewünschte Dienstleistung an und wechsle dann zu Standorte. Wähle hier die gewünschten Filialen aus, in denen diese Dienstleistung angeboten werden soll.
Mitarbeitende für Videoberatungen qualifizieren
Die Verfügbarkeit deines Teams für Videoberatungen hängt davon ab, ob dein Salon geöffnet oder geschlossen ist. Je nach Situation kannst du eine der folgenden Optionen wählen:
- Videoberatungen während der regulären Öffnungszeiten anbieten
- Videoberatungen außerhalb der Öffnungszeiten anbieten
1. Videoberatungen während der regulären Öffnungszeiten anbieten
Wenn dein Salon regulär geöffnet ist, kannst du dein Team für diese Dienstleistung freischalten.
Rufe dafür das Mitarbeiterprofil auf und wechsle zum Tab Dienstleistungen.
Falls die Kategorie „Videoberatungen“ nicht aufgelistet ist, scrolle nach unten und klicke auf Kategorie hinzufügen. Aktiviere im Pop-up-Fenster das Kontrollkästchen für Videoberatungen.
Klicke danach die Kategorie „Videoberatung“ an, un stelle sicher, dass die entsprechenden Dienstleistungen aktiviert sind, und klicke dann auf Speichern.
Kehre zum Bereich Allgemeines des Teammitglieds zurück. Scrolle dann nach unten und klicke auf den Tab Video-Anrufe.
Hier kannst du einen individuellen Link für Video-Beratungen für jedes Teammitglied hinterlegen.
Kopiere und füge deine Meeting-ID von Zoom, Google Meet/Hangout, Skype oder einem ähnlichen Videodienst hier ein.
Aus Sicherheitsgründen sollte jedes Teammitglied, das Video-Beratungen anbietet, eine eigene Meeting-ID nutzen. Informiere dich über die Preispläne und Sicherheitsfunktionen deines gewählten Videoanbieters.
Klicke abschließend auf Speichern.
2. Videoberatungen außerhalb der Öffnungszeiten anbieten
Falls dein Salon geschlossen ist, empfehlen wir zwei Schritte:
- Blockiere die Arbeitszeiten deines Teams, damit reguläre Dienstleistungen nicht gebucht werden können.
- Erstelle ein separates Mitarbeiterprofil für jede Person, die Videoberatungen anbietet.
Schritt 1: Blockiere die Arbeitszeiten deines Teams, damit sie nicht für andere Termine gebucht werden können.
Schritt 2: Erstelle für jedes Teammitglied, das für die Durchführung einer Videoberatung qualifiziert ist, ein neues Mitarbeiterprofil.
Wir empfehlen, ein separates Profil für Online-Dienstleistungen zu nutzen.
Benenne das Profil mit dem Zusatz Video, um es von regulären Profilen zu unterscheiden.
Hinweis: Möglicherweise musst du eine neue System-PIN und ein PhorestGo-Passwort für das Videoberatungsprofil erstellen.
Klicke auf Speichern und wechsle dann zum Tab Video-Anrufe.
Hier kannst du eine eigene Meeting-ID für die Videoberatungen der Person eintragen.
Kopiere die Meeting-ID von Zoom, Google Meet/Hangouts, Skype oder einem anderen Anbieter und füge sie hier ein.
Klicke abschließend auf Speichern.
Aus Sicherheitsgründen sollte jede Person eine eigene Meeting-ID verwenden. Informiere dich über die Preispläne und Sicherheitsfunktionen deines gewählten Video-Konferenz-Anbieters.
Wechsle zum Tab Kompetenzen, um diese Person für Videoberatungen freizuschalten.
Klicke auf Weiter, um Kompetenzen für Dienstleistungen hinzuzufügen und aktiviere im Pop-up-Fenster das Kontrollkästchen für Videoberatungen.
Klicke auf Fertig und stelle sicher, dass die richtigen Videoberatungs-Dienstleistungen für diese Person aktiviert sind.
Klicke abschließend auf Speichern.
Vergiss nicht, im Bereich Arbeitsplan die Arbeitszeiten für deine Video-Mitarbeitenden zu planen, damit Kund:innen Termine buchen können.
Benachrichtigungen für Videoberatungen
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Kund:innen den Link zur Videoberatung erhalten: per SMS-Erinnerung oder per E-Mail.
1. SMS-Erinnerung & Video-Link
Die Videoberatungs-SMS wird 1-2 Stunden vor dem Termin an Kund:innen gesendet und nur für Dienstleistungen verschickt, die als Online-Videoberatungen markiert sind. Die SMS enthält die Meeting-ID der jeweiligen Person.
Die SMS wird an Kund:innen gesendet, die sowohl online als auch im Salon gebucht haben.
Standardmäßig ist diese SMS deaktiviert und muss erst aktiviert werden.
Um die Videoberatungs-SMS zu aktivieren, gehe zu Manager » Einstellungen » Online » Online-Video-Beratungen und setze den Schalter auf Ja, um Links per SMS zu versenden.
Du kannst die SMS Vorschau anzeigen, aber derzeit nicht bearbeiten.
Klicke abschließend auf Speichern.
2. Bestätigungs-E-Mail für Online-Buchungen & Video-Link
Wenn ein:e Kund:in eine Videoberatung online bucht, wird eine Bestätigungs-E-Mail mit der Meeting-ID der jeweiligen Person versendet.
Kund:innen, die vor Ort im Salon buchen, erhalten diese E-Mail nicht.
Die E-Mail enthält eine Nachricht wie diese:
"Um an deiner Videoberatung teilzunehmen, klicke bitte 5 Minuten vor dem Termin auf diesen Link. Stelle sicher, dass du dich in einer ruhigen Umgebung befindest und dein Gerät ausreichend geladen ist."
Diese E-Mail hilft in zwei Fällen:
- Falls Kund:innen die SMS nicht erhalten (z. B. aufgrund einer falschen Nummer).
- Falls ein Termin kurzfristig gebucht wurde (weniger als zwei Stunden vorher), da dann die automatische SMS nicht rechtzeitig versendet wird, aber die Bestätigungsmail dennoch den Link enthält.
Eine Videoberatung durchführen
Um eine Videoberatung zu starten, melde dich in deinem Video-Konferenz-Konto (z. B. Zoom, Google Meet/Hangouts oder Skype) an und beginne die Sitzung.