In diesem Artikel erfährst du, wie FrontDesk AI deine aktuellen Termin-Verfügbarkeiten nutzt, um rund um die Uhr Buchungen, Bestätigungen und Anfragen von Kund:innen in Phorest Chat zu bearbeiten.
Funktion wird getestet
Diese Funktion befindet sich derzeit in der Testphase und ist nur für eine ausgewählte Gruppe von Accounts verfügbar. Sie ist auf bestimmte Phorest-Pakete beschränkt. Wir informieren dich, sobald die Funktion für alle verfügbar ist.
In diesem Artikel
Was ist FrontDesk AI?
FrontDesk AI ist ein 24/7-Assistent, der direkt in Phorest Chat arbeitet. Er übernimmt zeitaufwändige, sich wiederholende Anfragen, die dein Team ansonsten in Anspruch nehmen würden. Damit könnt ihr euch voll auf die Kund:innen konzentrieren, die persönlich vor Ort sind.
Was FrontDesk AI kann
- Neue Termine basierend auf den aktuellen Verfügbarkeiten buchen
- Bestehende Termine verschieben
- Termine stornieren; unter Einhaltung deiner Stornierungsrichtlinie
- Termine bestätigen, wenn Kund:innen auf Termin-Erinnerungen antworten
- Bestehende Kund:innen und vergangene Dienstleistungen erkennen, einschließlich Anfragen wie „dasselbe wie beim letzten Mal“
- Informationen zu Dienstleistungen mithilfe der Onlinebeschreibungen bereitstellen
Wie FrontDesk AI dein Team unterstützt
FrontDesk AI ist dazu da, dein Team zu unterstützen; nicht zu ersetzen. Es übernimmt die unkomplizierten Aufgaben und gibt das Gespräch an ein Teammitglied weiter, falls eine Anfrage zu komplex oder besonders ist. Außerdem hält es sich an deine Online-Buchungsregeln und deine Stornierungsrichtlinie; wenn Kund:innen stornieren möchten, versucht die KI, einen neuen Termin zu vereinbaren, damit keine Buchung verloren geht.
Wer kann mit der KI chatten?
Wenn FrontDesk AI aktiviert ist, antwortet die KI grundsätzlich allen Kontakten aus deiner Kund:innenliste. Für WhatsApp-Nachrichten gilt, dass die KI auch jenen antwortet, die zuvor noch keine Nachricht von dir über diesen Kanal erhalten haben.
FrontDesk AI testen & aktivieren
Um FrontDesk AI zu aktivieren oder zu testen, öffne dein Phorest Chat-Fenster und wähle KI aus. Entscheide dann, ob du es einschalten oder in den Testmodus versetzen möchtest.
Den Testmodus nutzen
Im Testmodus kannst du Tester:innen aus deiner Kundenliste hinzufügen. Sobald eine Person als Tester:in hinzugefügt wird, antwortet FrontDesk AI in Chat-Gesprächen mit diesen Personen. Wir empfehlen, zunächst dich selbst als Kund:in im System anzulegen und dich dann als Tester:in auszuwählen. So kannst du den Testmodus in Ruhe erkunden und dich mit der KI vertraut machen.
Bitte beachte, dass alle Buchungen und Änderungen, die im Testmodus vorgenommen werden real sind und in deinem Terminkalender gespeichert werden. Denke daran, Änderungen die du im Testmodus gemacht hast, bei Bedarf zu löschen oder rückgängig zu machen.
Wie funktioniert FrontDesk AI?
Wenn Kund:innen eine Nachricht senden, versteht FrontDesk AI die Anfrage und antwortet basierend auf den tatsächlichen Verfügbarkeiten, den Dienstleistungen, den Dienstplänen der Teammitglieder und dem bisherigen Buchungsverlauf der jeweiligen Kund:innen.
Wenn eine Anfrage nicht bearbeitet werden kann oder Kund:innen darum bitten, mit einer Person zu sprechen, wird das Gespräch sofort an dein Team weitergeleitet.
KI-Übergabe an eine Person
FrontDesk AI übergibt ein Gespräch, wenn:
- Kund:innen angeben, dass sie mit einer Person sprechen möchten
- die KI Anzeichen von Frustration erkennt
- die KI nicht sicher ist, ob sie eine Anfrage bearbeiten kann
In diesen Fällen pausiert die KI automatisch und übergibt das Gespräch zur Weiterführung an dein Team. Gespräche mit ungelesenen Nachrichten werden blau hervorgehoben, sowie mit einem blauen Punkt markiert. Zusätzlich erscheint ein roter Benachrichtigungs-Punkt in der Phorest-Seitenleiste. So siehst du stets, wenn ein Chat deine Aufmerksamkeit benötigt; egal wo du gerade in Phorest arbeitest.
Manuelle Gespräche – also Chats bei denen die KI pausiert – werden zur einfacheren Nachverfolgung rot hervorgehoben.
Genau an der Stelle, wo die KI im Chat pausiert hat siehst du einen Hinweis.
Daten aus 3.000 Interaktionen zeigen eine Erfolgsrate von 87 %, bei der die KI die Anfrage eigenständig lösen konnte. Die verbleibenden 13 % wurden zur weiteren Bearbeitung an Teammitglieder weitergeleitet.
KI für einzelne Kund:innen deaktivieren/aktivieren
Du kannst die KI für einzelne Kund:innen deaktivieren oder aktivieren, indem du auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten neben einem Chat klickst und dann KI deaktivieren/aktivieren wählst.
Sobald die KI deaktiviert ist, zeigt das Chat-Fenster für diese Kund:in die Meldung KI für diesen Chat deaktiviert an. Über die Schaltfläche KI einschalten kannst du sie auch innerhalb des Chats wieder aktivieren.
Die KI umbenennen
Standardmäßig heißt deine FrontDesk AI „Ivy AI“ – du kannst den Namen aber jederzeit anpassen.
Wenn die KI aktiviert ist, wird automatisch ein Teammitglied mit dem Namen Ivy AI erstellt. Um es umzubenennen, gehe zu Manager → Teammitglieder → Ivy AI. Gib einen neuen Vornamen ein, und klicke dann auf Sichern, um die Änderung zu übernehmen.
Es wird nur der Vorname verwendet. FrontDesk AI weist stets darauf hin, dass es sich um eine künstliche Intelligenz handelt; um realistische Erwartungen bei Kund:innen zu fördern, Vertrauen und Transparenz zu schaffen und mögliche rechtliche Anforderungen im Zusammenhang mit KI zu erfüllen, die an deinem oder am Standort deiner Kund:innen gelten könnten.
Unterstützte Kanäle
FrontDesk AI funktioniert derzeit über den Zwei-Wege-Chat mittels WhatsApp.