Inventur leicht gemacht: Tipps, Tricks und häufige Fragen

In diesem Artikel findest du nützliche Tipps sowie Antworten auf häufige Fragen zur Inventur. Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Durchführung einer Inventur haben wir hier für dich bereitgestellt:

• Wie mache ich eine Inventur mit PhorestGo?
• Wie mache ich eine Inventur mit Phorest-Desktop?

 

Wie kann ich die Artikelliste bei der Inventur übersichtlicher gestalten?

Bevor du mit der Inventur beginnst, archiviere Artikel, die du aktuell nicht im Sortiment hast. Dadurch werden die Artikellisten kürzer und der Bestandsabgleich übersichtlicher.

 

Wie ermittle ich den korrekten Lagerwert zum Stichtag 31.12.?

Wenn du den Lagerwert zum Stichtag 31.12. ermitteln möchtest, führe zuerst die Inventur durch und erstelle anschließend den Bericht 5.5 Lagerwert für das gewünschte Datum.

Falls sich die Preise zum Jahreswechsel ändern, trage die neuen Preise erst nach der Erstellung des Berichts ins System ein. Andernfalls würde der Lagerwert mit den neuen Preisen berechnet.

 

In welcher Reihenfolge soll ich die Artikel bei der Inventur erfassen?

Eine feste Reihenfolge ist nicht erforderlich. Du kannst die zu zählenden Artikel einfach von links nach rechts oder von oben nach unten erfassen.

 

Was passiert, wenn ich einen Artikel während der Inventur doppelt scanne?

Wenn ein bereits erfasster Artikel erneut gescannt wird, erscheint eine Abfrage, ob weitere Einheiten hinzugefügt werden sollen. Dadurch wird verhindert, dass ein Artikel unbemerkt versehentlich mehrfach erfasst wird.

Es gibt zwei mögliche Vorgehensweisen:

• Überschreiben:
  Wenn du die zuvor erfasste Menge ändern möchtest, überschreibst du die angezeigte Anzahl mit der neuen Zahl.
• Addieren:
  Wenn sich der Artikel an mehreren Orten befindet, kannst du die Mengen schrittweise hinzufügen. Zum Beispiel scannst du zunächst die Artikel im Lager und anschließend die auf den Tischen im Salon. Beim zweiten Scan kannst du die Menge zur bereits erfassten Anzahl hinzufügen.

Dieses Vorgehen funktioniert sowohl, wenn du die Inventur allein durchführst, als auch wenn mehrere Personen gleichzeitig an derselben Inventur arbeiten

Wie kann mein Team gemeinsam an einer Inventur arbeiten?

Dein Team kann mit mehreren Geräten gleichzeitig oder nacheinander an derselben Inventur arbeiten.

Ein Teammitglied startet die Inventur. Andere Teammitglieder können die Option „Inventur fortsetzen“ auswählen und dieselbe Inventur auswählen, um daran mitzuarbeiten.

Beispiel 1: Gelegentlich zwischendurch
Ein Teammitglied startet die Inventur in einem ruhigen Moment über die PhorestGo-App und pausiert sie, wenn der Salon wieder voller wird. Später, wenn es ruhiger ist, kann entweder dieselbe Person oder ein anderes Teammitglied die Inventur über die PhorestGo-App fortsetzen und abschließen.

Beispiel 2: Jahresinventur
Wenn eine größere Inventur ansteht, ist es hilfreich, gemeinsam im Team daran zu arbeiten. Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an der gleichen Inventur arbeiten. Sie teilen die Aufgaben untereinander auf, z. B. nach Marken, nach Bereichen (linkes Regal, rechtes Regal) oder nach Standorten (eine Person scannt im Lager, eine andere auf den Tischen im Salon).

Hinweis bei doppeltem Scannen eines Artikels
Wenn ein Teammitglied einen Artikel scannt, der bereits erfasst wurde, zeigt PhorestGo eine Abfrage sowie die Informationen zum Artikel an (Name, Marke und die bisher gezählte Anzahl). So erkennen die Teammitglieder, dass der Artikel bereits erfasst wurde. Falls Unklarheiten bestehen, stimmen sie sich ab: Handelt es sich um zusätzliche Exemplare oder wurde versehentlich doppelt gescannt? Je nach Situation können sie entscheiden, ob die Anzahl überschrieben oder zur bestehenden Menge hinzugefügt wird.

Wie lege ich den Bereich für die Inventur fest?

Beim Start der Inventur wirst du gefragt, welche Marken und Typen (Verkaufsware, Kabinett und/oder Farbe) in die Inventur einbezogen werden sollen. Mit dieser Auswahl definierst du den Bereich der Inventur.

Du kannst auch Artikel scannen, die außerhalb dieses Bereichs liegen. Diese Artikel werden ebenfalls gezählt und in den Lagerbestand übernommen. Der festgelegte Bereich bestimmt jedoch, welche Artikel am Ende als Null-Bestand gewertet werden, wenn sie während der Inventur nicht gescannt wurden.

 

Was passiert mit Artikeln, die während der Inventur nicht gescannt wurden?

Wenn du die Zählung auf PhorestGo abschließt und es noch Artikel im Bereich der Inventur gibt, die nicht gescannt wurden, erscheint eine Abfrage mit zwei Optionen:

1. Als 0-Bestand zählen:
   Wählst du diese Option, werden alle Artikel im festgelegten Bereich der Inventur, für die keine Menge erfasst wurde, automatisch mit Null-Bestand gewertet.
2. Auslassen:
   Entscheidest du dich für diese Option, bleibt der Lagerbestand der Artikel, die nicht gescannt wurden, unverändert. Die Inventur wirkt sich nur auf die Bestände der Artikel aus, die während der Zählung erfasst wurden.

Dazu zwei Beispiele:

• Beispiel 1: Bestandsanpassung für Verkaufsartikel einer Marke
  Du hast den Bereich der Inventur auf Verkaufsartikel einer bestimmten Marke festgelegt. Insgesamt gibt es 30 Verkaufsartikel dieser Marke in der Artikelliste. Du scannst alle Produkte, die in deinem Geschäft vorhanden sind, und erfasst 20 Artikel. Das bedeutet, dass 10 Artikel aus der Liste nicht gescannt wurden, da sie im Geschäft nicht vorhanden sind. Um sicherzustellen, dass diese 10 Artikel als nicht verfügbar markiert werden, wählst du die Option „Als 0-Bestand zählen“.
• Beispiel 2: Teilweise Bestandsüberprüfung
  Du möchtest den Lagerbestand aktualisieren, hast aber nur begrenzt Zeit. Während einer Pause zwischen Terminen scannst du schnell das linke Regal im Lagerraum. Nach Abschluss der Zählung wählst du die Option „Auslassen“. Dadurch werden nur die Bestände der gescannten Artikel aktualisiert, während die Bestände der nicht gescannten Artikel unverändert bleiben. In der nächsten Woche, wenn du wieder Zeit hast, scannst du das rechte Regal und kannst die Inventur fortsetzen.

 

Wie kann ich große Inventuren effizient organisieren und Fehler vermeiden?

Nutze die Aufteilung in Bereiche, um große Inventuren – insbesondere die Jahresinventur – in kleinere, übersichtliche Einheiten zu unterteilen. Dies erleichtert sowohl das Erfassen als auch die Überprüfung beim Bestandsabgleich. Durch die Einteilung in Marken und Artikeltypen kannst du schrittweise vorgehen und behältst den Überblick.

Diese Aufteilung reduziert den Abstimmungsaufwand im Team und minimiert die Fehlerquote während der Inventur.

Beispiel:
Wenn du in deinem Salon viele Artikel von drei großen Marken und nur wenige Artikel von einigen kleineren Marken hast, kannst du die Aufgaben wie folgt aufteilen:

• Jedes Teammitglied ist für eine der „großen“ Marken verantwortlich.
• Ein weiteres Teammitglied übernimmt die Artikel der kleineren Marken.

Für die Jahresinventur müssen alle Teil-Bereiche so definiert werden, dass sie zusammen den gesamten Bestand abdecken, einschließlich aller Artikel und Marken. So stellst du sicher, dass keine Bestände übersehen werden.

 

Wie buche ich eine Inventur und überprüfe die Inventurdifferenzen?

Eine Inventur kann auf Phorest Desktop oder PhorestGo gebucht werden, wodurch die gezählten Werte in den Lagerbestand übernommen werden.

Bevor du die Inventur buchst, empfehlen wir, den Bestandsabgleich durchzuführen. Phorest erstellt dabei den Bericht Inventurdifferenzen (5.2). Dieser Bericht zeigt den gezählten Bestand sowie die Differenz zwischen der Zählung und dem im System verzeichneten Bestand.

Wenn die Ergebnisse nicht plausibel sind, kannst du die Zählung überprüfen. Wurde ein Artikel falsch erfasst oder vergessen? Gibt es eventuell einen noch nicht eingeräumten Karton, der den Fehlbestand erklärt? Du hast die Möglichkeit, die Zählergebnisse zu korrigieren, bevor du die Inventur buchst.

Benötigst du für deine Buchhaltung den Wert der Inventurdifferenzen, kannst du diesen ebenfalls aus dem Bericht Inventurdifferenzen (5.2) entnehmen.

 

Wie sollte ich die Inventur benennen?

Gib der Inventur einen aussagekräftigen Namen, damit du sie leichter zuordnen kannst. Dies ist besonders hilfreich, wenn du mit Bereichen arbeitest.

Beim Start einer neuen Inventur in PhorestGo wird der Name standardmäßig aus Datum und Uhrzeit generiert. Es ist ratsam, diesen Namen um eine klare Bezeichnung zu ergänzen, z. B. den Bereich, die Marke oder den Artikeltyp.

Wenn du den Namen beim Start vergessen hast, kannst du ihn später auf Phorest Desktop ändern – auch für bereits gebuchte Inventuren.

 

Kann ich eine Inventur nach dem Einbuchen noch ändern?

Wenn ein Teammitglied zu diesem Zeitpunkt noch an der Inventur arbeitet – was nur möglich ist, wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Inventur beteiligt sind und jemand anderes den Abschluss vorgenommen hat – werden die nachträglich gescannten Werte nicht mehr berücksichtigt.

Deshalb ist es wichtig, sich im Team abzustimmen und sicherzustellen, dass alle mit der Zählung fertig sind, bevor die Inventur eingebucht wird.

Nach dem Buchen der Inventur können die Zahlen nicht mehr geändert werden. Sie stehen jedoch weiterhin zur Ansicht zur Verfügung.