Dieser Artikel richtet sich an Salons, die von Star Online kommend mit einem beschleunigten Onboarding-Prozess in Phorest starten.
Für Star Online-Kund:innen bieten wir eine besonders umfangreiche und komfortable Datenübernahme an. Daher musst du als Star Online-Salon ergänzend nur wenige Schritte durchführen, bevor du mit Phorest starten kannst.
Das dafür benötigte Knowhow ist nachfolgend beschrieben.
Inhalt
Für Teammitglieder PIN-Nummern vergeben und Emailadressen eintragen
Auf Wunsch: Farben der Dienstleistungs-Kategorien ändern
Ggf. Dienstleistungen nachbearbeiten: Einwirkzeiten eintragen
Für Teammitglieder PIN-Nummern vergeben und Emailadressen eintragen
Aus Datenschutzgründen dürfen die Emailadressen deiner Mitarbeiter:innen nicht importiert werden. Außerdem benötigen sie eine PIN für die Arbeit mit Phorest.
Dazu gehst du in Phorest auf Manager > Mitarbeiter.
Wähle ein Teammitglied aus, indem du auf den Namen klickst. Trage die Emailadresse in das Feld E-Mail ein und die PIN-Nummer für dieses Teammitglied in das Feld Phorest-PIN. Die PIN kann bis zu vier Stellen haben. Sie wird immer nur mit Sternen dargestellt.
Wenn du auf Schicke PIN klickst, wird die PIN-Nummer an die Email-Adresse versendet.
Wir empfehlen euch, auch die mobile App PhorestGo zu verwenden. Deine Teammitglieder bekommen Zugriff auf die App, indem du ihnen im Feld Passwort ein Passwort einträgst. Sie können dann die App herunterladen und sich mit ihrer Mailadresse und dem Passwort einloggen.
Klicke auf Speichern, dann auf Mitarbeiter, um zum nächsten Teammitglied zu gehen.
Exkurs: Warum müssen sich Teammitglieder in Phorest mit einer PIN am System anmelden?
Dies ist nötig, damit die Software weiß, wer gerade welche Arbeitsschritte durchführt. Das ist aus folgenden Gründen erforderlich:
- Datenschutz, DSGVO: Teammitglieder haben Zugang zu persönlichen Daten der Kundschaft. Man muss nachverfolgen können, wer wann was gemacht hat.
- Zugriffsrechte: Teammitglieder haben unterschiedliche Zugriffsrechte. Durch die PIN weiß Phorest, was derjenige, der gerade aktiv ist, sehen und tun darf und was nicht.
- Protokoll: Die Arbeitsschritte werden im System protokolliert und können bei Bedarf nachvollzogen werden. Wenn z.B. die Frage entsteht, wer wann den Termin der Kundin xy verschoben hat, kann man das über das Protokoll nachvollziehen.
Auf Wunsch: Farben der Dienstleistungs-Kategorien ändern
Alle Dienstleistungen sind in Kategorien eingeteilt und diesen Kategorien sind Farben zugeteilt. Diese Farben helfen, Termine im Kalender schnell zuordnen zu können.
Wenn du die Farben ändern möchtest, gehe zu Manager > Kategorien > Dienstleistungskategorien. Klicke auf den Namen einer Kategorie und weise ihr die gewünschte Farbe zu. Klicke auf Speichern und dann auf Servicekategorien, um zur Liste zurückzukehren.
Ggf. Dienstleistungen nachbearbeiten: Einwirkzeiten eintragen
Wenn deine Dienstleistungen in Star Online mit Einwirkzeiten eingetragen waren, musst du nichts tun, denn dies wird alles für dich importiert.
Falls du dies allerdings in Star Online nicht eingetragen hattest, musst du dies in Phorest nachtragen.
Ein Beispiel: Bei einer Färbe-Dienstleistung trägst du 30 Minuten Einwirkzeit (EWZ) ein. Wenn dein Team die Färbung und danach z.B. eine Styling-Dienstleistung einträgt, wird automatisch eine Pause von 30 Minuten zwischen den Dienstleistungen gemacht. In dieser Zeit ist der Kalender frei, es kann also jemand anderes eingebucht werden.
Auch wenn Kund:innen online buchen, wird die Einwirkzeit berücksichtigt.
Um Einwirkzeiten einzutragen, gehe zu Manager > Dienstleistungen. Wähle die gewünschte Dienstleistung aus der Liste. Dabei hilft dir das Suchfeld, wo du den Namen eingeben kannst, und die Auswahlliste für die Kategorien.
Klicke auf den Namen der Dienstleistung, um die Details für diese Dienstleistung zu öffnen. Trage die Dauer der Einwirkzeit in das Feld Einwirkzeit ein und klicke auf Speichern.