Tässä artikkelissa näytetään, kuinka käyttää Odotuslista-painiketta Ajanvaraus-näytössä asiakkaiden lisäämiseksi jonotuslistalle, kun sopivia aikoja ei ole saatavilla.
Odotuslista-toiminto ei ole tällä hetkellä käytettävissä PhorestGo-sovelluksessa.
Päivitetty odotuslista (Phorest 10)
Tässä artikkelissa
Asiakkaan lisääminen odotuslistalle
Klikkaa Odotuslista-painiketta, sitten klikkaa Uusi+ lisätäksesi asiakkaan odotuslistalle.
Valitse olemassa oleva asiakas tai luo uusi asiakas valitsemalla Uusi asiakas+. Valitse sitten palvelu, jonka asiakas haluaa varata, ja valitse työntekijä, jos he haluavat tietyn tekijän. Jos asiakkaalle käy varaus kenen tahansa saatavilla olevan työntekijän kanssa, klikkaa Ohita.
Useamman palvelun lisääminen
Jos asiakas haluaa varata useamman kuin yhden palvelun, voit lisätä niitä klikkaamalla +Lisää toinen palvelu.
Asiakkaan saatavuuden valitseminen
Valitse seuraavaksi päivät ja ajat, jolloin asiakas on saatavilla.
Aamu on mihin aikaan tahansa klo 11:59 asti, kun taas iltapäivä on klo 12:00 eteenpäin.
Vaihtoehtoisesti, jos asiakas etsii ensimmäistä vapaata aikaa, aseta saatavuus kohtaan Mahdollisimman pian.
Muistiinpanojen lisääminen
Lisää lopuksi mahdolliset Muistiinpanot ja klikkaa lopuksi Valmis.
Heti kun varaus on siirretty odotuslistalta ajanvarauskalenteriisi, muistiinpanot lisätään automaattisesti ajanvarausmuistiinpanoihin.
Varauksen siirtäminen odotuslistalta ajanvarauskalenteriin
Kun odotuslistalla olevaa varausta vastaava aika vapautuu, odotuslistalla oleva varaus näkyy tilapäisesti kalenterissasi odotusajan paikkana. Se pysyy siellä 7 minuuttia, jotta voit ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja vahvistaa hänen saatavuutensa.
Tätä 7 minuutin kestoa ei ole tällä hetkellä mahdollista muokata.
Klikkaa odotusajan paikkaa, ja sen jälkeen klikkaa Varaa muuttaaksesi sen odotuslistavarauksesta varsinaiseksi varaukseksi, tai klikkaa Älä varaa jättääksesi sen odotuslistalle.
Jos odotuslistalla on useita sopivia varauksia, etusijalle asetetaan varaus, joka on luotu ensimmäisenä.
Jos valitset Älä varaa, kyseisen asiakkaan odotuslistan varaukseen lisätään 1 tunnin jäähdytysjakso. Tämä tarkoittaa, että kehotus varata aika samalle asiakkaalle uudelleen ei ilmesty ennen kuin 1 tunti on kulunut.
Kun varaus siirretään odotuslistalta työntekijän sarakkeeseen, asiakas saa vahvistussähköpostin/-tekstiviestin, mikäli vahvistustekstiviestit/-sähköpostit ovat käytössä.
Odotuslistan ymmärtäminen & hallinta
Odotuslistan suodattaminen
Oletuksena kaikki odotuslistan varaukset näytetään, kun tarkastelet odotuslistaa. Voit kuitenkin suodattaa näkymää löytääksesi tiettyjä odotuslistan varauksia napsauttamalla Suodattimet-painiketta. Odotuslistan varaukset voidaan suodattaa tiettyjen toivottujen päivien ja/tai kellonaikojen mukaan.
Voit myös käyttää Koko henkilöstö-valikkoa löytääksesi odotuslistan varaukset, joissa on pyydetty tiettyä henkilökunnan jäsentä.
Odotuslistan varausten ymmärtäminen
Jokaisesta odotuslistan varauksesta näkyvät kyseisen asiakkaan tärkeimmät tiedot. Alla on esimerkki jonotuslistan varauksesta ja malli varauksessa näkyvistä tiedoista.
Varauksen poistaminen odotuslistalta
Odotuslistan varaukset eivät poistu automaattisesti, kun asiakkaan toivomat päivämäärät ovat ohittuneet. Voit poistaa varauksen odotuslistalta napsauttamalla kolmea pistettä > Poista.
Siirtyvätkö vanhan odotuslistan varaukset?
Vanhalla odotuslistalla olevat varaukset eivät siirry uudelle odotuslistalle, vaan ne on luotava uudelleen.