Tässä ohjeessa näytetään, kuinka voit laskuttaa asiakasta ajanvarauksen jälkeen käyttämällä Maksulinkki-ominaisuutta.
Huomio: Maksulinkki-ominaisuutta ei ole varsinaisesti suunniteltu laskutusta varten, vaan pikemminkin ennakkomaksuja ja korttitietojen keräämistä varten. Tässä ohjeessa on kuitenkin käsitelty vaihtoehtoisia keinoja käyttää maksulinkkiä ajanvarauksen jälkeen tapahtuvaan laskutukseen.
Tässä artikkelissa
Maksulinkkien käyttöönotto
Jos et ole vielä ottanut Maksulinkki-ominaisuutta käyttöön, katso tästä ohjeesta, miten se tehdään.
Maksulinkin luominen
Aloita maksulinkin luominen avaamalla ajanvaraus > vieritä Ajanvarauksen tiedot -näkymää alaspäin ja valitse Lisää ennakkomaksu.
Valitse Maksulinkki-vaihtoehto ja Ota talletus. Syötä sitten Etukäteismaksun määrä -osioon ajanvarauksen kokonaissumma euroina tai prosentteina.
Siirry seuraavaksi maksulinkin lähettämiseen. Voit lähettää maksulinkin asiakkaalle joko:
- Manuaalisesti, jos käytät Maksulinkki-ominaisuutta myös ennakkomaksuja ja/tai korttitietojen keräämistä varten.
- Automaattisesti, jos et käytä Maksulinkki-ominaisuutta muuhun kuin ajanvarausten laskuttamiseen jälkikäteen.
Maksulinkin lähettäminen asiakkaalle manuaalisesti
Lähettääksesi maksulinkin asiakkaalle manuaalisesti, varmista maksulinkkiä luotaessa, että Lähetä maksulinkki tekstiviestillä ja Lähetä maksulinkki sähköpostitse asetukset ovat pois käytöstä.
Lisäksi on suositeltavaa varmistaa, että Automaattinen peruutus -asetus on pois käytöstä. Jos asetus on käytössä, ajanvaraus poistetaan järjestelmästä, jos maksua ei ole suoritettu ennen linkin vanhenemista.
Kun olet luonut maksulinkin, kopioi linkki ajanvarauksen tiedoista.
Voit nyt liittää linkin esimerkiksi sähköpostiviestiin ja lähettää sen asiakkaalle.
Maksulinkin lähettäminen automaattisesti viestipohjien avulla
Viestipohjien oletussisällön muokkaus
Mikäli maksulinkkejä käytetään vain laskutukseen ajanvarausten jälkeen, vaihtoehtona on myös muokata maksulinkkien viestipohjia niin, että niissä mainitaan asiakkaan aiempi ajanvaraus. Tällä tavoin maksulinkki voidaan lähettää asiakkaalle automaattisesti järjestelmästä.
Muokataksesi viestipohjia, siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Maksulinkki > valitse SMS- tai Sähköpostieditori.
Kun olet tyytyväinen viestipohjaan, paina Tallenna muutokset.
Maksulinkin lähetys
Viestipohjien muokkaamisen jälkeen voit lähettää maksulinkin asiakkaalle automaattisesti linkin luomisen yhteydessä.
Valitse, haluatko lähettää linkin asiakkaalle tekstiviestitse, sähköpostitse, vai molemmilla.
Kun loput asetuksista on määritetty haluamallasi tavalla, paina Lisää ennakkomaksu. Tämä lähettää maksulinkin automaattisesti asiakkaalle valitsemallasi toimitustavalla.
Kuinka asiakas suorittaa maksun?
Kun asiakas painaa maksulinkkiä, hänet ohjataan suoraan Maksulinkkimaksu-näkymään jossa tapahtuman tiedot voidaan tarkistaa ja vahvistaa. Maksun suorittamiseksi asiakkaan tulee syöttää maksukortin tiedot.
Tapahtuman viimeistely Phorest-järjestelmässä
Varausmaksun sisältävät ajanvaraukset tulee merkitä maksetuksi järjestelmässä. Jos ajanvarausta ei merkitä maksetuksi, se merkitään No-Show käynniksi ja asiakkaan maksama summa jää Ennakkomaksu-tilaan.
Kun asiakas on suorittanut maksun, maksulinkki muuttuu ajanvarauksen tiedoissa aktiivisesta maksetuksi (Varausmaksu vastaanotettu).
Käsittele tapahtuma Phorest-järjestelmässä klikkaamalla ajanvarausta kerran > paina Maksa. Koska ajanvaraus on täysin maksettu, hintana näkyy 0€ ja voit painaa Suorita maksu.
Tapahtuman käsittely muuttaa ajanvarauksen kalenterissa suoritetuksi (vihreä väri).